Emailing et émargement pour le colloque d’AFNOR Certification

Le groupe AFNOR conçoit et déploie des solutions fondées sur les normes autour de 4 domaines de compétences : la normalisation, la certification, l’édition de solutions et la formation. Ces solutions sont réparties en différentes filiales, dont fait partie la société AFNOR CERTIFICATION, filiale à 100% d’AFNOR DEVELOPPEMENT, elle aussi filiale à 100% du groupe AFNOR.

Elle a pour mission de délivrer des certificats (et de les renouveler) attestant la conformité de compétences, de personnes et de produits au regard des exigences internationales en vigueur. Elle s’occupe de délivrer des marques, des labels ou tout autre slogan et de s’assurer de leur conformité.

Le brief de l’événement

Tous les deux ans, AFNOR Certification réunit au cours d’un colloque l’ensemble des auditeurs auxquels la filiale fait appel pour des missions d’audit en entreprises. En 2019, ce colloque s’est tenu à la fin du mois de mars au Centre de convention Disneyland Paris. La société estimait recevoir entre 500 et 700 participants.

Ils avaient besoin d’une solution digitale permettant aux participants d’accéder en ligne à l’ensemble des informations liées au colloque et de s’y inscrire, la mise en place d’un système d’émargement électronique avec une remise de badges, un système pour permettre aux participants d’interagir entre eux, la mise en place d’animations ainsi que la possibilité d’envoyer des messages aux participants durant le colloque.

La personnalisation de l’inscription était primordiale, AFNOR Certification souhaitait obtenir un maximum d’informations des participants pour mieux organiser le colloque ainsi que ses ateliers. Il fallait également proposer aux invités un planning des différents ateliers et activités prévus durant ces deux journées d’événement.

Avant l’événement, il fallait un système capable d’effectuer des campagnes d’emailing pour les envois d’invitation, de permettre aux invités de s’inscrire à des ateliers et de communiquer les informations autour du colloque, comme le programme ou un plan d’accès.

Pour l’émargement, il fallait une solution pour créer des badges avec possibilité de les personnaliser en fonction des participants et de leur fonction (auditeurs, experts, collaborateurs, etc.)

Enfin, durant le colloque, il fallait un système d’interaction pour que les participants puissent échanger entre eux, et pour que l’organisateur puisse soumettre des notifications ou permettre aux participants de poser leurs questions.

La solution proposée

L’application événementielle Prezevent a développé un site personnalisé pour cet événement d’AFNOR CERTIFICATION afin d’y recueillir les résultats des campagnes d’emailing ainsi que les inscriptions aux ateliers des participants. Il a fallu mettre en place un système de quotas pour obtenir un nombre homogène de participants pour les 47 ateliers organisés durant ces deux journées de colloque.

Le service d’emailing du logiciel Prezevent a été utilisée pour envoyer environ 1 000 invitations, avec la mise en place d’un système de relance qui se désactivait en cas de réponse négative. Les 47 ateliers ont demandé des envois d’inscriptions pour les 600 places disponibles, avec un système de quotas pour garantir leur homogénéité.

Enfin, le checkin s’est bien déroulé sur les deux jours d’événement, avec la mise à disposition des participants d’un badge, différent selon la fonction, et d’un tour de cou. Ce même système d’émargement a été mis en place pour les ateliers du colloque.