Invitations et badges pour l’événement Syntec Numérique

Syntec Numérique est l’un des syndicats professionnels français de l’industrie du numérique. Il a été créée en 1970 et est membre de la fédération Syntec. Il représente 1 800 entreprises adhérentes, environ 80% du chiffre d’affaires du secteur numérique.

Comme de nombreuses autres entreprises, il organise chaque année une grand-messe. C’est une occasion particulière pour chaque société car c’est un événement très important. Il s’agit de réunir les clients, les partenaires, tous les individus liés à l’activité de l’entreprise, et de leur présenter les résultats de l’année dernière ainsi que les projets pour le futur. C’est également une occasion pour l’entreprise ainsi que pour l’entité organisatrice de promouvoir leur image ainsi que leur expertise.

Certaines sociétés préfèrent garder un format d’événement simple, avec des présentations et des échanges. Mais d’autres peuvent aussi marquer le coup, notamment pour des événements spéciaux comme l’anniversaire de l’entreprise ou le succès d’une innovation ou d’un produit qui a marqué l’année. Il faut donc marquer les esprits avec des présentations originales et avoir une organisation irréprochable.

Le brief de l’événement

Le grand événement annuel de Syntec Numérique devait accueillir tous les acteurs du numérique français pour leur présenter les résultats de l’année passée. Il fallait également prévoir l’assemblée générale, et donc le vote des nouveaux administrateurs, élus au sein des trois collèges de Syntec Numérique : entreprises du service numérique (ESN), éditeurs de logiciels et conseil en technologies.

Le syndicat représentant de nombreuses entreprises, il fallait vérifier les invitations, pour vérifier que toutes les personnes concernées seraient présentes, et également prévoir une solution d’accès facile et rapide pour tout le monde. En réduisant l’attente, on réduit également la frustration que cela peut engendrer. Il est crucial de mettre ses invités dans les meilleures dispositions afin que l’événement se déroule au mieux.

Pour la conférence annuelle ainsi que pour le vote de l’assemblée générale, il fallait prévoir des solutions innovantes et efficaces, afin de renforcer l’image de Syntec Numérique dans sa recherche de nouvelles solutions pour ses adhérents et leurs projets. C’est également un excellent moyen pour le prestataire de mettre en évidence la qualité de ses services et de ses solutions pour les événements des entreprises.

La solution proposée

Pour cette prestation, Prezevent a mis en place son service de badges, comprenant le checkin, la personnalisation ainsi que l’impression.

En accord avec la liste des invités, l’application événementielle a pu générer des badges pour tous les participants ayant répondu présent. Syntec a fait le choix d’imprimer ces objets d’émargement sur place, pour éviter d’encombrer l’entrée de l’événement avec des palettes de badges et pour rendre l’accueil plus rapide et plus fluide.

Le syndicat a fait le choix du format CB parmi les nombreux modèles disponibles via l’outil Prezevent.

Pour les votes de l’assemblée générale, Prezevent s’est associé à l’entreprise Telor pour gérer les votes et le calcul du quorum selon les pouvoirs de chaque adhérent. De l’organisation de l’événement jusqu’à la mise en application de solutions efficaces pour l’accueil et l’interaction, les outils du logiciel Prezevent répondent à toutes vos problématiques événementielles.