Les inscriptions pour les nouveaux arrivants du CNRS

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est le plus grand organisme public français de recherche scientifique. Créé en 1939, il emploie plus de 30 000 personnes dont environ 10 000 chercheurs.

Présent sur tout le territoire, il organise de nombreux événements professionnels chaque année pour présenter de nouveaux projets, accueillir de nouveaux entrants et proposer des ateliers divers sur l’activité du Centre. Une organisation bien réglée est primordiale pour que ces événements se déroulent de la meilleure des façons.

Le brief de l’événement

Chaque année, il organise un événement de bienvenue pour les nouveaux entrants. Durant une journée, le rôle des instituts leur est présenté, et de nombreux intervenants parlent des actions et des projets du CNRS. Des échanges sont également prévus entre les conférenciers ainsi que les nouveaux entrants, pour répondre à des problématiques telles que la rémunération ou les accès aux fonds pour la recherche.

Cette journée demande une vraie organisation car des ateliers de travail sont prévus pour les participants, qui doivent s’y inscrire en amont de l’événement. Il faut donc une solution facile à utiliser qui permet aux organisateurs d’être flexible et de pouvoir adapter les ateliers en fonction du nombre de participants et de places disponibles.

Il fallait une plateforme pour recueillir les invitations de tous les participants, et surtout une interface pour gérer les inscriptions aux différents ateliers que le CNRS met en place. Ces activités permettent aux nouvelles équipes de travailler sur un projet commun et d’être ainsi sensibilisés aux projets du Centre. C’est un bon moyen de les préparer à travailler avec les autres nouveaux arrivants et de leur montrer les méthodes de travail du CNRS.

La solution proposée

Pour cet événement, Prezevent a mis en place sa solution d’invitations et de formulaires personnalisés. Cette journée de bienvenue est l’occasion pour le CNRS de faire venir ses équipes de plusieurs régions différentes. Etant donné le nombre d’invités, il est important de compter sur une solution d’invitations efficace avec la mise en place de quotas pour les différents ateliers, afin de conserver une homogénéité en terme de participants.

Il suffisait aux invités de s’inscrire en amont directement en répondant à leur invitation pour que l’interface gère les inscriptions aux différents ateliers, garantissent ainsi un bon taux de remplissage et moins de désistement. Cette configuration en amont permet une meilleure organisation et de mieux prévoir les installations sur place. C’était une vraie nécessité car il fallait accueillir de nombreuses personnes venant de différentes régions et proposer des ateliers homogènes en nombre.

Ce n’est pas la première fois que le CNRS fait appel à la solution Prezevent pour ses événements professionnels, c’est une vraie relation de confiance qui s’est installé entre ces deux acteurs pour garantir une optimisation de l’organisation de ces événements annuels. Les solutions de l’application événementielle permettent de mieux gérer les différentes étapes de ces événements professionnelles, de l’envoi des invitations aux retombées statistiques, en passant par la gestion de quota d’inscriptions et l’émargement.