Un accueil fluide et rapide pour le forum Sciences Po Entreprises

Un forum où se rencontrent étudiants et entreprises

Tous les ans, Sciences Po Paris organise un forum permettant à plus de 1 000 étudiants et jeunes diplômés de rencontrer plus de 70 grandes entreprises qui recrutent.

Cet événement dure le temps d’une journée sur des milliers de mètres carré dans un lieu magnifique en plein cœur de Paris.

Le brief de l’événement

En 2017, le forum s’est tenu le 29 septembre à la Maison de la Chimie à Paris. En plus des stands des entreprises, de nombreuses installations ont été mises en place pour faciliter le parcours des étudiants, comme un Espace coaching pour s’entraîner à l’oral ou des espaces sur l’entrepreneuriat.

Tout était préparé et conçu pour guider les étudiants de la meilleure des façons dans leur recherche d’opportunités professionnelles. Les entreprises étaient réparties selon leur secteur d’activité (finance, communication, santé, etc.) et se tenaient prêtes à rencontrer leurs futurs collaborateurs. Des consultants étaient présents pour conseiller les étudiants sur le développement de leur réseau, la gestion de leur carrière et la préparation aux entretiens d’embauche.

Les entreprises s’inscrivent longtemps en avance pour disposer d’un stand pour rencontrer les étudiants de Sciences Po et ses écoles partenaires. Chaque entreprise est représentée par 5 à 10 cadres. Les étudiants s’inscrivent pour la plupart quelques semaines avant le forum via l’Intranet de l’école.

En comptabilisant l’ensemble des inscrits (étudiants et professionnels), l’événement a accueilli plus de 1 500 participants. Ce grand nombre a nécessité une bonne organisation des listes d’invités. En effet, l’une des problématiques majeures de ce forum était l’accueil et l’émargement. Il fallait que cette étape soit rapide pour fluidifier les arrivées, sûre pour des raisons de sécurité, et digitale pour disposer d’un suivi instantané sur les arrivants.

La solution apportée

L’accueil des participants se faisait sur tablette Samsung et iPad mini connectées à l’application de Check’in Prezevent. Les personnes en charge de l’accueil émargeaient les arrivées en faisant une recherche par nom, action rendue très simple et rapide car les 2-3 premières lettres d’un nom suffisent à trouver la personne et la passer présente.

Un bracelet était remis aux étudiants, les recruteurs avaient un badge nominatif.

Quand de nouveaux arrivants souhaitaient participer sans s’être inscrits préalablement, on ajoutait un nouvel inscrit à la liste des participants pour garantir un suivi instantané et des listes à jour.

Auparavant, les organisateurs du forum Sciences Po Entreprises travaillaient sur les listes des invités sur un format papier. Grâce à la solution Prezevent, ces listes ont pu être digitalisées dans un format Excel afin de gagner du temps et de la productivité.

Prezevent met la digitalisation au service de votre événement professionnel

En conclusion, Prezevent a mis ses fonctionnalités au service d’un événement d’envergure accueillant plus de 1 500 participants. Grâce à sa solution digitale, les invités ont pu profiter du forum Sciences Po Entreprises sans attendre des heures à l’accueil, et les organisateurs ont pu réaliser un suivi très précis de la fréquentation grâce notamment à l’ajout d’inscrits pour comptabiliser les retardataires.

Prezevent a permis de digitaliser les listes d’invités afin de supprimer les pertes de temps et de productivité que peuvent occasionner le format papier. Les étudiants ont donc pu profiter pleinement des nombreuses opportunités de carrières présentes durant ce forum, et les organisateurs ont pu analyser rapidement et précisément les retombées de cet événement.