Comment organiser un colloque

Un colloque est un événement organisé entre professionnels ou experts dans un domaine donné, généralement scientifique ou académique, qui a pour but de débattre sur une thématique, une problématique, et de parvenir à l’élaboration de résultats et à leur publication. Comme pour tout événement professionnel, le colloque nécessite une organisation rigoureuse en amont afin que tout se déroule pour le mieux.

Les pré-requis

Pour organiser un colloque, vous devez d’abord définir plusieurs points en amont, afin de ne rien oublier au cours de votre organisation. Tout d’abord, vous devez définir le nombre d’invités, car cela aura un impact sur vos besoins en logistique, et sur la taille de l’espace à louer. Ce dernier doit également être conforme aux infrastructures que vous voulez mettre en place, notamment si vous avez besoin de matériel audiovisuel. Si vous faites le choix d’une salle déjà équipée, cela signifie que vous devrez faire appel à moins de prestataires externes, et donc ferez plus d’économies. La durée de votre événement aura également un impact sur les prestataires choisies et la location de salle. Envisagez toutes les possibilités pour optimiser vos coûts et votre temps.

Par la suite, vous devez définir le thème de votre événement. Dégager un fil conducteur permettra d’apporter de la cohérence au colloque et ainsi accroître sa pertinence et son efficacité. Il faudra également prévoir le programme de votre événement, en fonction du nombre de jours. Une organisation rigoureuse est cruciale afin de remplir tous les objectifs et parvenir à des résultats pertinents.

Organiser l’événement

À l’approche de votre événement, il est temps de définir l’organisation de l’événement en tant que tel. Pensez premièrement à choisir un maître de cérémonie pour animer votre colloque. Ce dernier devra pouvoir fédérer les participants autour du thème de la journée, présenter le programme de façon claire, alimenter les débats, et savoir faire s’enchaîner les différentes sessions du colloque.

C’est également le temps de contacter tous les prestataires, de réserver les transports et les hébergements si besoin, de faire le repérage du lieu de votre colloque, préparer les différents documents de communication qui informeront sur l’événement et envoyer les invitations. Prenez également le temps d’aménager votre lieu de réception, afin de disposer le mobilier, les installations électriques, les dispositifs audiovisuels. Évitez à tout prix le rush de dernière minute pour que tout se passe bien.

Le jour du colloque

Pendant votre événement professionnel, tout doit se dérouler sans accroc. À cette fin, procédez à la vérification de tout le matériel technique avant l’arrivée des participants. Les équipes doivent être coordonnées pour ne laisser place à aucun débordement : accueil et installation des invités, distribution de la documentation, gestion des temps de paroles et interventions des différents acteurs du colloque. Comme pour tout événement, l’organisation d’un colloque nécessite une forte réactivité face aux imprévus.

La préparation rigoureuse d’un programme en amont est donc plus que nécessaire et sera d’une grande aide pour le jour J.

Pour un événement comme les colloques, ou vous devez inviter des experts reconnus de leur profession, vous devez faire attention à chaque détail, pour que les débats se passent bien, que les intervenants soient complémentaires et pour que les participants puissent se sentir concernés par les échanges.