Comment organiser un congrès

Un congrès est un événement professionnel qui réunit un ou plusieurs organismes (scientifiques, associations, institutions, pouvoirs publics, entreprises, etc.) autour d’une thématique donnée. C’est un lieu de rencontres et d’échanges où la confrontation des expertises de chacun permet de dégager des nouvelles idées dans plusieurs domaines. Il se distingue d’un colloque, qui lui est une réunion entre spécialistes dont l’objectif est de faire une étude autour d’un thème spécifique et de diffuser les résultats des travaux de leur recherche.

Les bases du congrès

Il s’agit de constituer un groupe de personnes responsables de l’organisation du congrès. Dans le domaine médical, le terme « Comité scientifique » est également très répandu afin de faire référence à ce comité de travail. Dans un premier temps, il convient de définir et sélectionner les membres de l’équipe en fonction de leurs habiletés et compétences dans le domaine, puis, dans un second temps de déterminer les différentes phases du processus de planification dans lesquelles chacun d’entre eux sera impliqué.

Définir les objectifs

Les objectifs de votre congrès peuvent être multiples : informer, stimuler, faire réfléchir sur un thème, etc. Il convient également de définir ici le thème ou un fil conducteur. Le message et la forme du congrès ne seront probablement pas les mêmes selon que vous vous adressez à vos membres, vos partenaires, ou un public plus large. Il convient également de prévoir le nombre de personnes attendues au congrès, afin de réserver un espace suffisant pour accueillir tout le monde. Le choix de ce dernier est primordial, car il faut s’assurer de choisir une salle bien proportionnée par rapport au public attendu, et facile d’accès. De même, il convient de s’assurer de la disponibilité d’hébergement aux alentours du lieu si votre congrès se déroule sur plusieurs jours. La date doit également être un choix réfléchi. Il faut faire très attention au calendrier et éviter autant que possible les périodes de vacances scolaires. Idéalement, il serait bon de vérifier qu’aucun grand événement similaire ou visant le même type de public ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. Ciblez vos objectifs en termes de niveau de satisfaction, de taux de participation et de retombées financières. Il est également impératif de déterminer la manière dont il vous sera possible de mesurer l’atteinte de vos objectifs.

Préparer le déroulement

Lorsque les éléments clés du congrès ont été définis, il est alors temps de travailler la programmation en détail, c’est-à-dire de déterminer les intervenants, les critères pour les choisir, la durée de leur intervention, etc. Selon la date du congrès, il est possible que les personnes choisies en premier lieu ne soient pas disponibles. Il est donc conseillé de prévoir plusieurs options pour anticiper des soucis potentiels. Pour bien préparer votre congrès, faites une veille des sujets qui peuvent intéresser les participants,qui serviront à alimenter les débats, comme des thèmes d’actualité qui impactent votre secteur d’activité.

Organiser la communication

La communication autour du congrès démarre lorsque la programmation est établie et que les invitations sont prêtes à être envoyées. Il est indispensable que l’ensemble des supports de communication liés à votre congrès ait la même identité graphique et le même message. Il faut que votre événement soit facilement identifiable pour les participants. En général, on envoie les invitations au minimum 6 mois avant l’événement, pour que les invités puissent s’organiser en fonction du congrès et pour ne pas avoir affaire à beaucoup de refus. Pensez à créer une page spéciale sur votre site internet avec toutes les informations nécessaires (date, lieu, thème, programme, inscription, partenaires, etc.) et à diffuser l’information sur vos pages de réseaux sociaux (si vous en avez). Lors de la mise en place de votre plan de communication, il est important de prendre en considération certains éléments pour assurer de son efficacité :
  • Les médias utilisés : campagne d’emailing, réseaux sociaux, médias traditionnels, etc.
  • Le planning de communication : organisez-vous pour que vos outils de communication soient diffusés pour votre cible
  • Le public visé : s’agit-il de vos collaborateurs, du grand public, de partenaires ? Vous devrez adapter votre message selon la cible pour garantir un retour optimal.

Préparer l’événement

Tout d’abord, prévoyez d’arriver sur les lieux une à deux journées avant l’ouverture. Cela vous permettra de prendre connaissance des lieux et d’agir en conséquence. Pour éviter autant que possible certains imprévus, il est également conseillé de préparer un document sur lequel vous inscrirez chacune des étapes de l’événement et l’heure à laquelle elles doivent se dérouler, ainsi que le responsable de ladite tâche. Il vous aidera à vous assurer que tout est en place et à indiquer aux équipes d’opérations ce qu’ils doivent faire et à quel moment. Enfin, il est indispensable de prévoir des moyens techniques supplémentaires, et de vérifier le matériel sur place, notamment lorsque des projections vidéo sont prévues. Il faut également penser aux petits détails tels que les badges (qui peuvent être personnalisés), de l’eau et des verres pour les intervenants, et porter une attention particulière à l’accueil du public, car la première impression est toujours la plus importante.

L’après-congrès

Dans un premier temps, il est pertinent de mettre en place un plan d’évaluation afin de faire le bilan des points positifs et des points d’améliorations du congrès. Cela vous permettra également de voir si les objectifs fixés au départ ont été remplis et de définir les points à travailler davantage pour le prochain événement. Prenez un moment pour rédiger un questionnaire de satisfaction, car il est important de recueillir l’avis des participants pour les événements futurs.