Comment organiser un séminaire

Un séminaire est un rassemblement hors du lieu de travail habituel des employés d’une société autour d’un thème précis. Ces réunions ont pour but de favoriser la réflexion et les échanges des individus pour la résolution d’une problématique commune. Elles sont différentes des réunions classiques, car on attend des participants une mise en commun de l’expérience et des connaissances afin de créer des synergies avant et après le séminaire.

Ce type d’événement professionnel demande une organisation rigoureuse sous la conduite d’un chef de projet désigné. Ce dernier, en général, répartit la préparation du séminaire en groupe, qui sont chacun chargés de s’occuper de différents éléments, comme l’animation, la logistique, la communication et autres préparatifs.

Pourquoi organiser un séminaire

Avant de débuter la préparation d’un tel événement, il est important de se poser des questions essentielles, notamment sur la pertinence du séminaire. Réunir autant de participants doit se faire dans un but précis, il faut pouvoir en justifier la nécessité. Ces objectifs peuvent être divers et variés. On peut vouloir informer ou recueillir des informations pour le futur de l’entreprise, introduire de nouvelles méthodes de travail, résoudre un problème commun, ou bien encore favoriser la cohésion entre les collaborateurs.

Un séminaire n’est pas qu’une occasion de réunir tous les salariés en un seul et même endroit, il faut choisir en amont quels seront les participants, et combien seront-ils. Il faut également prendre en compte les distinctions hiérarchiques, ainsi que les connaissances des participants sur le ou les thèmes abordés durant le séminaire.

Notez également qu’un séminaire n’est pas un atelier de travail : le premier se déroule dans un lieu autre que le cadre de l’entreprise et a une approche plus ludique que le second. L’atelier de travail reste plus facile à organiser, mais les objectifs ne sont pas les mêmes malgré quelques similitudes.

Les pré-requis

N’oubliez pas que l’animation d’un séminaire et les thématiques abordées dépendant grandement de l’environnement professionnel actuel. Si vous devez impliquer des participants extérieurs à votre service, assurez-vous de bien vérifier si il y a un intérêt à les inviter à votre séminaire. Le but étant de renforcer la cohésion entre les collaborateurs, celle-ci doit se faire sur la base d’une ou plusieurs problématiques communes.

Si des séminaires ont déjà été organisés par votre entreprise auparavant, n’hésitez pas à demander des compte-rendus sur ceux-ci, vous permettant d’adapter votre organisation en fonction de ce qui a déjà été fait.

Choisir la destination

Le lieu du séminaire est un critère important à prendre en compte. Il dépend de plusieurs facteurs. Si vous voulez organiser un tel type d’événement après des déconvenues, organisez votre séminaire dans un lieu sobre, à même de redynamiser les équipes. A l’inverse, il est fréquent d’organiser des séminaires pour célébrer des succès importants. A vous d’adapter en fonction de l’actualité de votre entreprise.

Gardez à l’esprit que le lieu du séminaire pèse forcément sur le budget, donc la prospection doit être faite en fonction de ce dernier et non l’inverse. Vous trouverez sur Internet un grand nombre de sites vous proposant des destinations variés : dans un hôtel ou en centre de congrès, en ville ou à la campagne, à la mer ou à la montagne, etc. Il faut aussi ajouter les équipements souhaités selon le programme du séminaire et le nombre de participants, en fonction des activités prévues.

Envoyer les invitations

Comme pour tout autre type d’événement professionnel, vous devez envoyer les invitations un certain temps à l’avance. Ainsi vous ne travaillez pas dans l’urgence et pouvez arranger d’autres éléments en fonction des réponses, comme la réservation du lieu de séminaire. Et puis vous évitez un grand nombre de refus à cause d’une date trop rapproché, en fonction des agendas des collaborateurs.
C’est également utile pour se synchroniser avec les prestataires extérieurs pour les réservations et autres animations prévues.

Prévoir des animations

Même si le séminaire permet de faire progresser les équipes et d’apprendre des nouvelles méthodes de travail, il se caractérise par une approche ludique, toujours dans le but d’atteindre une cohésion entre les collaborateurs. Le team building permet de redonner de l’élan aux participants, d’où le succès d’activités collectives, comme des chasses aux trésors. On a même vu des séminaires où les organisateurs avaient prévu des baptêmes de l’air ! Vous pouvez même prévoir des sorties culturelles, pour un cadre plus calme. Tout dépend de votre budget et des objectifs à atteindre.