Préparer une conférence n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire. Il faut non seulement réunir des professionnels pour présenter et animer les débats, mais en plus faire attention à votre organisation et au bon déroulement de cet événement. Une conférence est un enjeu de communication, vous devez tout faire pour préserver la crédibilité de votre entreprise.

De nombreux éléments doivent être pris en compte durant la préparation de vos conférences. La date, le lieu, le nombre de places assises, la logistique, parfois même la restauration, vous devez tout anticiper et tout planifier pour éviter tout accroc.

Préparer la conférence

Certaines questions sont essentielles avant de débuter l’organisation de cet événement professionnel. Par exemple, savez-vous pourquoi vous voulez organiser une conférence ? Dans quel but ? Vous voulez présenter les résultats annuels de votre entreprise, partager l’expertise de votre département, ou encore réunir des intervenants pour résoudre certains problèmes ?

Il est important de connaître les objectifs à atteindre avant de planifier votre conférence, qu’elle soit enrichissante pour les acteurs comme pour les participants. En répondant à cette question, vous pourrez ainsi définir des éléments de votre événement :

  • Le lieu (il faut pouvoir accueillir tout le monde)
  • Le nombre de participants (il permet de définir les moyens d’interaction entre les individus)
  • La durée (elle dépend des intervenants et des invités, mais en général une conférence dure une journée ou deux)

Choisir une date

La sélection de la date doit se faire en prenant en considération plusieurs facteurs. Il faut en choisir une assez éloignée pour que les participants puissent prévoir cet événement dans leur agenda, mais également pour le choix du lieu. En effet, une date trop rapprochée peut amener les participants à décliner l’invitation et rendre plus difficile la réservation d’une salle, qui doit généralement être réservée plusieurs mois à l’avance.
Bien entendu, n’organisez pas de conférence durant les périodes de vacances scolaires.

Choisir le lieu

En ce qui concerne la salle de conférence, ne vous arrêtez pas à une seule sélection, vous devez en sélectionner plusieurs pour faire votre choix ensuite. La taille de la salle dépend de la durée de votre conférence, et de son format. Il est par exemple inutile d’envoyer vos participants à l’autre bout de la ville si votre conférence ne dure qu’une heure.

Pour éviter les mauvaises surprises, visitez toutes les salles de votre sélection pour vérifier leur état. Ainsi vous pourrez vous rendre compte sur place de leur superficie et si elles conviennent au format de votre conférence. De plus, vous rencontrerez en direct les responsables du lieu. Une bonne relation avec ces derniers aura un impact non négligeable sur le déroulement de votre conférence et sur une collaboration future.

Inviter les participants

Ils existent de nombreux moyens d’envoyer des invitations aux participants de votre conférence. La plus commune est par email, mais on a pu voir des cas où les entreprises utilisaient les réseaux sociaux. N’oubliez pas non plus les cartes d’invitations en papier, qui peuvent être personnalisées. Tout dépend du format de votre événement professionnel. Dans tous les cas, il faut envoyer vos invitations longtemps à l’avance, pour être bien sûr que vos participants répondent présents. En général, un délai de 3 semaines avant votre conférence est le plus courant, mais bien sûr cela se fait en fonction de la taille de votre événement, de son envergure.

Si vous abordez des nouvelles thématiques durant votre conférence, vous pouvez également, en plus de leur invitation, envoyer aux participants une documentation, afin qu’ils puissent prendre connaissance des informations et arriver à votre conférence préparés. Ainsi, vous optimisez le temps prévu pour votre conférence, et perdez moins de temps avec les questions que pourraient se poser les participants. Enfin, n’oubliez pas d’envoyer une ou plusieurs relances avant le jour de votre événement professionnel, pour vous assurer la présence du plus grand nombre.

Trouver le bon intervenant

Le choix du conférencier dépend de plusieurs facteurs. Si vous abordez des thèmes inconnus à votre entreprise, alors il vous faudra faire appel à un intervenant extérieur à votre société. Cela implique bien évidemment un coût supplémentaire, mais rien ne peut remplacer l’analyse d’un expert reconnu dans son domaine. Vous pouvez également faire intervenir plusieurs personnes, qui doivent susciter l’intérêt du public et animer les débats.

Afin de trouver le meilleur intervenant possible (si extérieur à l’entreprise), il faut s’y prendre plusieurs semaines à l’avance. Et pour éviter tout désistement de dernière minute, prévoyez un contrat écrit.

S’occuper des autres prestataires

Le conférencier est une chose, mais il ne faut pas omettre les autres prestataires de votre événement, comme les hôtesses pour l’accueil, ou le traiteur pour la restauration. Il faut également prendre en compte la location de matériel audiovisuel dans le cas où votre salle de conférence ne serait pas équipée.

A ne pas oublier le jour de la conférence

Avant votre événement, rendez-vous sur le lieu pour vérifier que tout est bien prévu comme vous l’avez désiré. Il vous faudra briefer les différents prestataires, vérifier les installations d’accueil, rappeler aux conférences leur temps d’intervention et vous assurer que le matériel audiovisuel fonctionne bien.

A faire après l’événement

Les jours suivant votre conférence, votre travail ne s’arrête pas qu’à l’organisation. Pour montrer que cet événement professionnel a été enrichissant, vous devez rédiger un compte rendu de cet événement à destination des participants, et pourquoi pas le publier sur le site de votre entreprise ou ses réseaux sociaux. De plus, pour préparer vos futures conférences, préparez un formulaire de satisfaction pour apprendre ce que les gens ont pensé de l’événement, et obtenir des axes d’améliorations pour les prochaines conférences.