Des badges d’émargement pour votre événement professionnel



Pourquoi utiliser des badges pour vos événements professionnels ?

Vous avez défini le lieu de vos prochains congrès professionnels ou de vos séminaires afin de réunir les membres de votre organisation ? Il est temps maintenant de préparer l’accueil des participants. Vous trouverez dans cet article un ensemble d’alternatives développées par Prezevent pour faciliter l’accès et l’identification des participants à vos événements.

Réaliser des badges pour votre événement vous permet de contrôler les accès simplement et à moindre coût, de fluidifier la file d’attente et réduit le temps d’attente à l’entrée. De plus, il permet d’identifier et de reconnaître visuellement l’appartenance à l’événement.

L’application de Check’in de Prezevent permet de gérer les listes d’invités et d’inscrits, et également de créer des badges nominatifs avec ou sans QR Code (créés automatiquement par l’application mobile). Vous pourrez en 3 clics imprimer tous les badges ou les envoyer par email à vos inscrits. De cette façon, vous êtes enfin libéré de votre imprimeur et des nombreux allers-retours qu’une telle prestation nécessite.

Commencez à créer vos badges sur-mesure dès maintenant

Quel format de badge utiliser pour mon événement ?

Les badges imprimés sur papier aux dimensions carte de visite.

Les badges papier au format carte de visite sont les badges Home Made les plus répandus car économiques et réalisables en toute autonomie. Il suffit d’un publipostage entre Word et Excel, une imprimante, un massicot ou des étiquettes prédécoupées (Avery ou autre), et le tour est joué. Reste à glisser ou à coller l’étiquette badge sur un porte-badge. Prezevent vous simplifie la tâche car la génération des badges est automatiquement faite dans l’application.

Le jour de la conférence, les personnes en charge de l’accueil disposent de l’application Check’in sur tablette ou smartphone, demandent le nom des participants afin de confirmer leur présence sur l’application et leur remettre leur badge.

Ils sont souvent utilisés car ils présentent de nombreux avantages comme le prix. De plus, la petite taille du badge (85,60 × 53,98 mm) ne permet de mettre que les informations indispensables.

Les badges papiers au format A4.

Les badges nominatifs papier A4 ont trois intérêts : ils sont faciles à faire, ils peuvent contenir beaucoup d’informations et ils sont imprimables par les participants à la réunion. La création des badges personnalisés est très facile avec Prezevent. L’organisateur dispose directement d’une interface spécifique aux badges sur la plate-forme Prezevent. Ainsi, vous pouvez ajouter des photos, QR code, organisme et poste du participant, programme de la journée, logo des sponsors, etc.

Les badges PVC au format CB.

Aux mêmes dimensions que la carte de visite (85,60 × 53,98 mm), ces badges ont la particularité d’être en plastique PVC et perforés. Édités grâce à une imprimante spécifique qui peut être louée le temps de votre événement, ces badges sont ensuite reliés à des tours de cou. Résistants, ils peuvent aussi être équipés d’une technologie RFID. Cette technologie permet à l’organisateur de l’événement d’obtenir davantage d’informations concernant le taux de fréquentation de ses ateliers de travail, grâce aux bornes sur lesquelles les participants doivent bipper individuellement à chaque accès. Les puces RFID permettent également de restreindre les accès à certaines zones en fonction des niveaux d’accréditations des participants.

Comment créer un badge sur-mesure ?

Afin de définir le design de votre badge au format A4, la personnalisation du badge est indispensable. Vous pouvez ajouter l’ensemble des informations de votre choix grâce au générateur de badge en ligne. Simple d’utilisation, il permet de concevoir rapidement un design aux couleurs de votre entreprise. Plus le design d’un badge est recherché et fournit des informations aux participants, plus il marquera les esprits. La génération des badges se fait en amont de l’événement ou sur place le jour J selon le format que vous retiendrez.

Pour les badges papier en format A4 (ou A6 quand la feuille est pliée en 4), un email est généralement envoyé aux participants avec leur badge à imprimer. Sur place, on leur remet un tour de cou et une pochette plastifiée pour y insérer leur badge. En cas d’oubli ou de non impression, il faut être capable d’imprimer le badge ou de remplir au stylo un badge vierge pour donner libre accès à l’événement.

Pour les badges plastifiés au format CB, soit ils sont imprimés en amont et rangés dans l’ordre sur des porte-badges, soit on les imprime à la volée au fur et à mesure des arrivées.

Les badges sont une assurance de votre événement

En quelques mots, le badge représente souvent un aspect important d’un meeting comptant un certain nombre de participants, car il constitue la première impression que le participant a de celui-ci. Par conséquent, veillez à accorder une attention particulière au format et au design, en accord avec le message que vous souhaitez communiquer grâce à votre événement professionnel. De plus, tentez au maximum de fluidifier la file d’attente en utilisant des outils comme Prezevent !

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