Comment organiser l’accueil et les invitations des participants



Les premières étapes

Souvent considéré comme une simple formalité, l’accueil des participants à votre événement professionnel est une étape cruciale. En effet, un accueil raté peut générer de la frustration et freiner la motivation de vos invités pour la suite de l’événement. En revanche, un accueil réussi peut conforter les participants pour qu’ils se sentent attendus et privilégiés. Pour cela, il est primordial de bien préparer l’avant-événement en amont. Ca tombe bien, on vous en parle en détail ici.

Première phase, certainement la plus importante : les invités. Oui on pourrait croire que c’est stupide de ne pas y penser, car sans eux pas d’événement, mais il est courant de ne pas y accorder l’attention qu’ils méritent. Il peut y avoir des oublis, des invitations envoyées deux fois, toutes ces petites erreurs qui peuvent avoir de grosses conséquences. On vous conseille donc de préparer des listes d’invités, un document qui servira de repère et qui permet de limiter les erreurs et les oublis.

Une fois une liste des invités établie, il faut maintenant recueillir les mails afin d’effectuer les envois. Ce processus prend également du temps et des erreurs sont toujours possibles. Il est donc vivement recommandé de passer par des solutions de emailing, afin d’automatiser cette étape et de ne pas oublier un seul invité.

Prezevent fluidifie l'accueil de votre événement

On le répète sans cesse parce que cela a son importance, mais placer de la personnalisation à des endroits spécifiques peut avoir des effets très avantageux. Elle est une grande tendance actuelle et on peut facilement comprendre pourquoi. Une invitation personnalisée aura un impact positif sur le ressenti du participant et l’encouragera à s’impliquer davantage dans l’événement professionnel.

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Les outils d’accueil

La mise en place de système d’émargement efficace est une des clés d’un événement professionnel réussi. Comme pour les invitations, il est possible de rendre cette étape fluide et efficace. Avec un système de badges, vous pouvez ainsi faciliter cette étape de votre événement et faire de l’émargement un passage rapide et efficace pour vos invités.

Il est bon de savoir que de l’accueil découle tout le reste de l’évènement. En effet, un participant bien reçu sera plus enthousiaste à l’idée d’interagir avec les différents outils proposés durant une conférence ou tout type d’événement. A l’inverse, une personne mal accueillie peut se sentir indésirable et ne pas interagir avec les différents acteurs de l’événement.

Toujours dans un objectif de personnalisation, les badges de votre événement peuvent être personnalisés. De nombreux services vous proposent d’apposer sur vos badges les visuels et logos de votre choix. Vous pouvez aussi associer un badge avec un invité précis. Parfait si vous voulez organiser des interventions avec un auditoire plus réduit, comme des personnes faisant partie d’un seul et même service.

Fournir des badges à vos participants est un véritable atout pour la motivation de ces derniers. Se savoir attendu, se savoir important, voilà des sensations recherchées pour qu’un événement professionnel se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Ne laissez aucun détail de côté, car ce sont toujours les plus petites attentions qui sont le plus mémorables.

L’émargement rapide et efficace

De nombreuses technologies vous permettent de grandement simplifier l’étape crucial de l’émargement. Le QR code est l’une d’entre elles, et vous découvrirez qu’elle peut s’appliquer dans d’autres circonstances que le simple affichage publicitaire. Un simple scan et vous pouvez y associer de nombreuses fonctionnalités, comme la notification sur un smartphone par exemple.

Basique et efficace, la recherche par nom sur un device tel qu’une tablette est idéale pour trouver un invité spécifique. De plus, la création de catégories permet de mieux organiser vos participants, ce tri permettant de mettre en place des accueils personnalisés. Il est impératif de garder en tête que tout découle d’une organisation stricte et efficace. Si la gestion de l’avant-événement des invités et des noms a été bien réalisée, l’émargement via la recherche de nom n’en sera que plus efficace ! Simplicité et efficacité sont de mises.

C’est là que Prezevent entre en jeu. Son outil d’émargement précis et efficace fonctionne sur différents supports, vous n’aurez donc jamais le fameux problème du manque de batterie. De plus, vous avez la possibilité de marquer des invités importants et de recevoir des notifications d’arrivées en fonction de vos choix. Ainsi, vous pouvez vous entretenir avec les participants arrivés, continuer à gérer les derniers détails de votre événement, tout en étant prévenu des arrivées pour ainsi être prêt à recevoir des VIP dans les meilleures conditions possibles.

Prezevent simplifie votre organisation d'événement professionnel

On sous-estime trop souvent cette étape, seulement c’est d’elle que découle toute la suite de votre événement professionnel. Prenez bien le temps de vous organiser et n’oubliez pas les petits détails.
Prezevent est là pour vous guider durant toutes les étapes de préparation de votre événement professionnel.

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