Guide accueil participants

Simplifiez l’accueil de votre événement

L’accueil de votre événement est une étape cruciale. C’est à vous de faire en sorte qu’il soit le plus fluide possible. Prezevent met à votre disposition des fonctionnalités pour vous aider dans cette tâche. Vous pouvez personnaliser l’accueil de vos invités en fonction de vos paramètres, directement éditables sur l’application. Pour ce faire, vous pouvez importer vos contacts via un fichier Excel, afin de ne pas perdre le travail que vous avez effectué auparavant.

Ces paramètres sont définis via la personnalisation des champs, dans l’onglet “Paramétrages” de la section “Emargement”. Prezevent vous permet d’ajouter des champs de type oui / non, texte et groupe. Par exemple il est possible de définir les contacts inscrits à un déjeuner, à une session particulière ou appartenant à un groupe, etc. Cette personnalisation offre une grande étendue de possibilités pour améliorer le suivi et l’organisation de votre événement professionnel et d’en analyser les retombées.

Éditez vos badges sur-mesure

Grâce à l’application Checkin Prezevent (disponible sur iOS et Android), vous pouvez créer vos propres badges avec QR codes pour vos invitations, et ainsi rendre votre accueil fluide et rapide. Pour cela, il vous suffit de personnaliser votre badge dans l’éditeur et de suivre les instructions. Doté de la technologie VCard, vos invités pourront ainsi scanner les badges des autres participants pour obtenir des informations comme leurs coordonnées ou le nom de leur société directement sur leur smartphone.

Pour compléter l’accueil de vos participants, vous pouvez imprimer vos badges dans 2 formats disponibles: format papier A4 classique ou bien format “Carte bancaire” compatible avec les imprimantes badge via l’interface de Prezevent. Dans l’onglet “Contacts”, en haut à droite, cliquez sur le bouton “Imprimer tous les badges” pour ouvrir une nouvelle fenêtre avec tous les badges de votre liste d’inscrits. Ils correspondent à ceux que vous avez créé dans l’onglet “Badges” de la personnalisation des inscrits.

Soyez réactif avec les notifications SMS

Au cours de votre événement, il est essentiel d’identifier les invités importants. Durant votre organisation, vous pouvez choisir d’être notifié de l’arrivée de certaines personnes. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur leur nom dans l’onglet “Contacts”. Dans la fenêtre qui s’ouvre, il vous suffit d’entrer votre numéro de téléphone dans le champ situé dans l’encadré bleu. Ainsi, vous demandez à Prezevent de vous prévenir par SMS dès que cet invité arrive à votre événement.