Voilà, ça a été décidé, votre entreprise va organiser une conférence dans quelques mois et c’est à vous de vous occuper des préparatifs. Il vous faut inviter les participants, mais par où commencer ? Vous avez une liste de noms, de mails, mais il vous faudra du temps pour faire tous les envois, et surtout faire attention à n’oublier personne ! Heureusement, Prezevent vous permet de créer vos propres listes d’invités ou d’importer sur son interface des fichiers existants. Vous pouvez également personnaliser ces invitations, si jamais un dîner est organisé et que vous devez prévoir des couverts supplémentaires ou non.

Personnalisation des formulaires

C’est bon, vos invitations sont envoyées et l’application se charge de relancer les destinataires pour vous si besoin. Vous devez maintenant penser à la prochaine étape : l’accueil de vos invités. Quel système utiliser ? Comment gérer l’afflux des participants ? Les badges sont une solution parfaitement adéquate. Mais ça prend du temps, et faire des devis auprès d’imprimeurs peut prendre beaucoup de temps. Avec Prezevent, vous réalisez votre mise en page pour tout format de badge. L’impression peut être réalisée par vos soins ou bien déléguée à notre service badge équipé d’imprimantes pour tout type de format et supports (CB, PVC, A5, plastifié, etc.).

Personnalisez vos badges d'accès

C’est le jour J, vos invités sont là et vous devez gérer l’accueil. Mais vous craignez des blocages et des problèmes d’émargement. La conférence a un horaire précis, est-ce que tout le monde pourra rentrer à l’heure ? Pas de problème, Prezevent possède des fonctionnalités pour vous faciliter cette tâche. Vous pouvez rechercher un invité par son nom, société ou tout autre champ personnalisé que vous aurez paramétré. L’émargement des inscrits peut aussi se faire par QR codes pour fluidifier l’accès à votre événement.

Gestion des accès pour l'événement professionnel

Tout se déroule comme prévu, et les invités écoutent avec attention la conférence. Mais vous craignez de voir certaines personnes s’ennuyer, ou faire autre chose. Y a-t-il un moyen de s’assurer qu’ils soient concentrés sur l’intervenant ? Bien sûr, en les laissant participer ! Directement sur l’interface de Prezevent, lancez des quizz et des sondages pour recueillir les avis de tout le monde, ou bien utiliser un TweetWall pour viraliser votre conférence au grand public. Un public concerné est un public comblé !

Est-ce que je dois installer le logiciel sur mon ordinateur ou mon téléphone ?

Ni l’un, ni l’autre ! Prezevent ne nécessite aucune installation car il s’agit d’une solution SaaS (Software as a Service). Connectez-vous et lancez l’application, tout est déjà prêt à l’emploi !

Je possède déjà des documents existants, est-ce que je dois tout recréer sur ce nouveau logiciel ?

Pas du tout, vous pouvez importer vos fichiers directement sur l’interface de Prezevent. Vous ne perdrez aucune donnée, et vous gagnerez un temps considérable en comparaison des moyens classiques.

Je n’ai pas le temps de découvrir un nouvel outil, je vais rester sur les moyens que je connais

Pas de problème, nos équipes sont à votre disposition pour vous fournir une formation en ligne. Nous guiderons à travers toutes les fonctionnalités de notre application, ou bien nous irons à l’essentiel en fonction de vos demandes et de vos problématiques, le choix est vôtre.

Puis je importer une liste de contacts issue de mon CRM ou de mon ancien logiciel ?

Parfaitement, notre interface d’import vous permet de sélectionner un fichier Excel ou CSV et de réaliser un mappage des informations de contact vers des champs personnalisés de vos contacts Prezevent.