Gérez vos listes d’invités sur une seule interface



Une organisation sans papier ni fichier encombrant

Avant même de vous occuper de toutes les tâches relatives à votre événement professionnel, comme les intervenants de votre conférence ou de votre forum, il est primordial de gérer le facteur le plus important : les participants.
Le temps des listes papier et des fichiers Excel interminables est terminé. Prezevent vous permet d’utiliser des technologies d’emailing reconnues pour vos campagnes d’invitations et d’inscriptions.

Contrairement aux solutions plus traditionnelles, l’outil Prezevent vous permet de pratiquer de l’event automation, un procédé vous permettant d’automatiser toutes vos démarches d’organisation événementielle, de l’envoi des invitations à l’impression de badges personnalisés. Si vous avez une liste sur un fichier Excel, vous pouvez l’importer sur l’outil Prezevent, qui se chargera de lire et trier les informations pour l’organiser. Ensuite, libre à vous d’ajuster la configuration de votre liste en fonction de vos propres paramètres.

Si vous voulez créer directement vos listes d’invités sur Prezevent, l’écran de personnalisation vous permet d’y intégrer les paramètres que vous voulez, comme le nom de la société ou le poste occupé. Une solution idéale dans le cas où vous proposez plusieurs activités durant un séminaire avec des places limitées, ou bien si vous organisez un déjeuner d’affaires.

En un seul clic, vous pouvez ajouter un nouvel invité et paramétrer son invitation. La liberté d’action est totale sur l’application Prezevent. Toutefois, si vous ne désirez pas perdre du temps à configurer tous ces paramètres, vous pouvez également utiliser un modèle prédéfini en fonction de votre entreprise et des besoins de votre événement.

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Testez vos invitations avant l’envoi définitif

Une fois votre liste établie, il ne vous reste plus qu’à envoyer votre mail, que vous pouvez également personnaliser comme bon vous semble. Un éditeur HTML vous permet d’y placer tous les éléments de votre choix, notamment des visuels. L’outil vous donne également le choix d’un message prédéfini, pour ne pas perdre de temps. Une fois votre personnalisation effectuée, vous pouvez réaliser des envois test pour admirer votre résultat avant le véritable envoi.

Après la validation de vos tests, vous êtes prêts à envoyer vos invitations. Mais plutôt que de le faire manuellement, Prezevent pratique de l’event automation : il définit les paramètres d’envoi et de relance selon les actions des destinataires. Des relances sont effectuées auprès de ceux n’ayant pas répondu, et ceux ayant répondu sont laissés tranquilles. Cela peut paraître être anodin, mais cette automatisation des envois et des réactions vous permet de vous concentrer sur autre chose.

A l’inverse, si vous souhaitez mettre en place un système d’inscription sur votre propre site, Prezevent peut également se charger de cela. Notre module Inscriptions vous permet d’importer un formulaire sur votre page web sous forme d’iframe. Vous pouvez donc seulement envoyer le lien à vos invités, et récolterez les données directement sur l’application Prezevent.

Cette méthode vous fait gagner du temps et vous rend plus efficace pour votre organisation. Quelques soient les enjeux de votre événement professionnel, Prezevent vous accompagne durant toutes les étapes d’organisation pour veiller à son bon déroulement. Interaction, émargement, invitation, notre outil vous accompagne pour vous faciliter le travail et vous faire gagner un temps précieux.

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