Check’in digital

Le temps de l’émargement papier est révolu : économisez du temps et du papier avec une solution moderne et professionnelle. Adoptez l’émargement digital pour un accueil fluide et efficace grâce à notre application, disponible sur iOS et Android, sur smartphones et tablettes.

Depuis l’interface, vous accédez directement à vos listes d’invités et bénéficiez d’une grande flexibilité lors du check-in :

• Ajout d’accompagnants sur place
• L'ajout d’inscrits de dernière minute
• Saisie possible de complément d'information au moment de l'accueil
• Impression automatique de badges nominatifs pour les invités présents.

Trouvez rapidement un participant grâce à notre système de recherche :

• Recherche par nom ou prénom
• Scan de QR Code 

Les Qr-codes des invités sont générés par notre plateforme :

• Envoyés en amont de l’événement par email/sms
• Placés sur les badges participant

L'app de Check'in peut aussi lire les Qr-code que vous auriez déjà.

Notre système d’identification et de contrôle d'accès permet un check-in fluide et rapide.
Pas d’attente, pas de frustration : l'accueil est nickel.

Fini les feuilles de présence papier et les émargements manuels chronophages lors de vos assemblées générales et de vos formations.

Grâce à notre solution d'émargement digital avec signature :

• Terminé les listing papier d'émargement
• Faites signer en 3 clics les participants sur tablettes/smartphone
• Générez les attestations de présence regroupant toutes les signatures à l’issue de l’accueil
• Exportez des feuilles de présences individuelles, par entreprise, ou globale

Un gain de temps pour vos équipes, une traçabilité claire et une expérience d’accueil modernisée pour vos participants.

Il est parfois important de connaître le nombre exact de participants présents sur le lieu de l’événement. Si les invités inscrits sont bien sûr comptabilisés, qu’en est-il des personnes qui les accompagnent ?

Deux options sont possibles :

• Comptage simple des accompagnants (+1) : si l’identification précise des accompagnants n’est pas nécessaire, l’application permet d’ajouter des “+1” à chaque invité. Ces accompagnants seront comptabilisés séparément dans les totaux.

• Identification nominative des accompagnants : si l’organisateur souhaite connaître l’identité de tous les participants, y compris les accompagnants, il est possible d’ajouter des fiches de contact spécifiques pour chaque accompagnant lié à un invité.

Adaptez le nombre d’émargeurs selon les pics d’affluence de votre événement en présentiel. L’application permet naturellement à plusieurs utilisateurs de se connecter en simultané pour assurer le contrôle d’accès.

• Des points d’accueil multiples, déployables en simultané, sur iOS ou Android
• Une synchronisation en temps réel : dès qu’un invité est émargé à une entrée, sa présence est instantanément visible sur tous les terminaux
• Une gestion optimisée des flux de passage, idéale pour les événements à forte affluence ou disposant de plusieurs zones d’accueil commes les forums, les salons et congrès.
• Un accueil des participants sans attente dès les premières secondes de l’événement

Les sessions de check-in permettent de suivre la présence des participants à différents moments ou lieux d’un Event en présentiel.

Une session correspond à un point de contrôle selon la liste des invités, avec ou sans filtre.
Par exemple :

• Un événement sur deux jours aura une session pour chaque jour
• Un événement avec plusieurs ateliers peut avoir une session par atelier

Cela permet de savoir précisément qui était présent à quoi et quand.

C’est un outil simple et puissant de contrôle d'accès en événement pour mieux organiser l’accueil, gérer les accès et analyser la participation par activité, date ou zone.

Le check-in est un moment clé pour informer et engager vos participants dès leur arrivée.
Dès qu’un invité est enregistré, vous pouvez déclencher automatiquement l’envoi d’un email ou SMS personnalisé.

Par exemple :

• Confirmer son arrivée en temps réel
• Partager le programme, un plan d’accès ou des infos pratiques
• Transmettre un mot de bienvenue, un document, un badge.

C’est l’occasion idéale de créer une première impression professionnelle et attentionnée, tout en facilitant la circulation de l’information dès les premiers instants de l’événement.

🔐 Sécurité & conformité des données

• Hébergement 100 % français,
• Chiffrement des données
• Fonctionnalités conçues pour faciliter la mise en conformité RGPD des organisateurs d'événements (gestion des droits, consentement, accès aux données…)

👉 Idéal pour les formations certifiantes, les AG, les événements privés et publics. Notre plateforme de gestion d'événements a été concue et développée en France pour toute organisation attentive à la sécurité de ses données.

Vous ne disposez pas de suffisamment de tablettes pour votre événement ? Prezevent vous propose la location du matériel nécessaire pour garantir un check-in fluide et sans accroc.

Profitez d’un service complet :

• Tablettes prêtes à l’emploi, configurées avec notre application
• Assistance sur le choix du matériel selon la taille et le format de votre événement
• Support pour la mise en place et l'utilisation de l’application d’émargement

Contactez notre équipe pour définir ensemble vos besoins et vous accompagner dans l’installation. Vous vous concentrez sur l’accueil, nous nous occupons du reste.