Organiser l’accueil événementiel avec une agence d’hôtesse à Paris
L’agence prend le temps pour l’entreprise de trouver les profils parfait, de les mettre en relation avec cette dernière ainsi que de mettre en place les contrats. En plus d’avoir des profils de qualité, un gain de temps considérable est observé.
La gestion de l’accueil événementiel est une étape à ne pas négliger lors d’un événement B2B. En effet, les hôtes et hôtesses représentent le premier lien entre le participant et la soirée. L’accueil donne le ton sur l’ambiance de la soirée professionnelle.
En clair, on veut des hôtes et hôtesses accueillant, polis et avec une belle prestance pour accueillir les convives dans de bonnes conditions. Ces jeunes qui, pour la plupart sont étudiants, doivent être briefés, habillés et administrés correctement par l’agence et le client.
L’avantage d’une agence est aussi de pouvoir gérer les défections de dernière minute grâce à une base de données d’agent continuellement mise à jour. Cette base contient facilement plusieurs centaines de contacts, voire plusieurs milliers afin de répondre aux périodes de fortes activités événementielles.
Les hôtesses d’accueil dans l’événementiel sont polyvalentes. En plus de l’accueil où le check’in et la remise de badge sont réalisés, elles peuvent assurer, entre autres, la gestion du vestiaire, l’orientation, la passation de micro en plénière pendant les sessions questions/réponses d’une conférence d’entreprise.
L’organisation d’un événement peut être stressante, il faut donc savoir déléguer et faire appel aux bons
prestataires. Faire appel à une agence d’hôtesses événementiel c’est donc garantir la réussite de son
événement.
L’accueil événementiel devient digital pour les hôtesses
L’hôtesse ou l’hôte sera amenée à accueillir des participants lors d’un congrès, d’un séminaire, d’un salon ou de tout autre événement corporate. Cela reste sa mission principale. Cependant d’autres missions peuvent s’y ajouter.
En effet, l’hôtesse pour événementiel étant la première personne à qui l’invité fait face en arrivant, se doit
d’être capable de le renseigner et de l’orienter. Elle devra aussi tenir compte des listes d’invités et faire
en sorte de valider les présences, de s’occuper de leurs badges nominatifs ou encore d’assurer directement la confection des badges sur place.
Le contrôle d’accès événementiel et l’émargement 🤳
Le contrôle d’accès à l’accueil de l’événement devient 100 % digital. En effet, les applications de gestion d’événement comme Prezevent proposent une interface de Check’in pour les hôtesses. La liste des invités se retrouve dématérialisée. Elles peuvent alors réaliser l’émargement de l’invité avec une recherche par nom ou par scan du QR Code contenu dans son invitation événementielle. Les avantages pour l’organisateur est de suivre en temps réel les arrivées. De nombreuses options sont proposées pour faciliter l’accueil :
- ajout d’inscrit
- limiter l’accès à un segment de la liste d’invités
- décompte des accompagnants
- émargement avec signature horodaté
Les badges de l’événement 📇
L’impression de badges événementiels est un service pertinent dans la réalisation de vos conférences, salons professionnels, séminaires d’entreprise, soirées d’entreprise et autres manifestations professionnelles. Pour rappel, les badges personnalisés sont nécessaires pour le contrôle d’accès, le branding de l’événement et le networking entre participants.
Si les badges personnalisés de l’event sont déjà imprimés, les hôtes et hôtesses auront pour mission de les remettre aux invités à leur arrivée. Prezevent se charge de l’impression des badges nominatifs en amont et vous les fournit sur des plateaux rangés par ordre alphabétique.
Une autre façon de faire la remise de badge événementiel est lorsque l’organisateur de l’événement souhaite réaliser l’impression des badges nominatifs sur site à l’arrivée de chaque participant. Cela permet de n’avoir à imprimer que les badges des personnes qui se présentent.
Combien d’hôtesses faut-il prévoir pour mon événement professionnel ?
Selon votre cahier des charges, l’agence événementielle spécialisée hôtesses d’accueil pourra recommander un nombre d’agents à engager pour votre event pro.
Ce qu’il faut prendre en compte pour estimer le nombre d’hôtesses nécessaire :
- le format de l’événement (conférence, congrès, salon, soirée d’entreprise, un événement interne ou un événement externe)
- la durée
- les pics d’affluence
- le nombre de participants
- le nombre d’accès à l’événement
- le nombre de sessions qui génèrent du contrôle d’accès (tables ronde, ateliers, plénières)
- le nombre de salles
- s’il faut remettre des badges événementiel et des goodies personnalisés
De notre expérience, nous pouvons tirer quelques metrics. Attention, ces exemples prennent en compte les effets accordéons et l’expression des formules de politesse et de signalétique de la part des agents.
Pour une soirée d’entreprise de 300 convives où un QR Code a été envoyé par email aux participants, notre application de contrôle d’accès événementiel permet d’accueillir tranquillement 150 invités en 30 minutes avec seulement 2 hôtesses à l’accueil.
Pour une conférence de 500 invités à qui on donne un badge sur place, notre application de contrôle d’accès événementiel et d’impression de badges permet d’accueillir tranquillement les participants en 2
heures de temps, avec un pic de 100 invités en 30 minutes avec 4 hôtesses ou hôtes.
1. Agences d’hôtesses événementielles à Paris
Accévène Plus
“Fidèle à vos valeurs” 4 rue Drouot – 75009 Paris, 09 82 33 77 79
Grace à la qualité, aux compétences et à l’implication de nos collaborateurs, ACCEVENE PLUS s’engage à répondre, quel qu’en soit leur importance, à tous les événements : Exposition, Congrès, Salon, Conférence, Cocktail, Road
Show, Soirée de prestige, Manifestation culturelle ou sportive, inauguration, séminaire…
Fine Services Paris
2 avenue du Dr Faugeroux – 94170 Le Perreux sur Marne, 06 14 79 31 97
Florence Doré
101 Rue Saint-Dominique – 75007 Paris, 01 47 53 53 53
Chloé Prestige
6 Rue de Lisbonne – 75008 Paris, 01 85 73 22 88
Trinity
63 Bd de Beauséjour – 75016 Paris, 01 46 47 04 70
Charlestown
22 Rue Violet – 75015 Paris, 01 70 91 22 22
2. Agences d’hôtesses événementielles à Marseille
Profil Marseille
12 rue Paradis – 13001 Marseille, 04 26 78 10 09
City One
55 Avenue de Hambourg – 13008 Marseille, 04 91 54 06 86
3. Agences d’hôtesses événementielles à Lille
TOP ACTION
679 Avenue de la République – 59800 Lille, 06 89 27 52 22
France Hôtesses
3 rue des débris Saint Etienne – 59000 Lille, 09 81 81 05 50
4. Agences d’hôtesses événementielles à Bordeaux
L’agence Unique
13 rue Lhote – 33000 Bordeaux, 06 36 02 99 57
Agence tendance hôtesses
9 rue des Condés – 33000 Bordeaux
5. Agences d’hôtesses événementielles à Nice
MLC Agency – Cap Hôtesses et Hôtes
247 Promenade des Anglais – 06200 Nice, 09 64 19 45 77
Agence Elegance Hôtesses
7 Avenue du Cap-de-Nice, 06300 Nice, 09 73 29 52 65
6. Agences d’hôtesses événementielles à Nantes
Agence Trinity
85 rue de la Bourgeonnière – 44300 Nantes, 02 50 14 31 76
Agence événementielle Nantes by Innov’Events
144 rue Paul Bellamy CS 12417 – 44024 Nantes, 09 67 71 73 13
7. Agences d’hôtesses événementielles à Strasbourg
Aura Services
76 rue de la Plaine des Bouchers – 67100 Strasbourg, 03 90 50 59 16
Agence Pénélope Strasbourg
11 rue de la Durance – 67100 Strasbourg, 06 43 30 96 86
8. Agences d’hôtesses événementielles à Montpellier
Agence événementielle Montpellier by Innov’Events
1025 Rue Henri Becquerel – 34000 Montpellier
Cap Hôtesses et Hôtes
6 rue Achille Bege – 34090 Montpellier
9. Agences d’hôtesses événementielles à Bruxelles
Elites Events
46 Rue Victor Lefèvre – 1030 Bruxelles, +32 2 344 32 77
All 4 the EU
9 Square Ambiorix – 1000 Bruxelles, +32 479 06 58 42
10. Agences d’hôtesses événementielles à Genève
Agence Panama
+41 79 85 44 71 8
KTNM Concepts
Chemin Taverney 2 – 1218 Le Grand-Saconnex, Suisse, +41 22 787 05 77
11. Agences d’hôtesses événementielles à Luxembourg
Womanity Event
Rue des Romains – 2444 Luxembourg, +353 661 810 011
Angels
Paladium – Le jardin secret, 10A Rue des Mérovingiens – L-8070 Bertrange, +352 20 21 12 11
