SOMMAIRE
Une organisation papier encombrante
Lister ses invités est une des premières choses à faire lorsqu’on veut
organiser un événement tel un séminaire ou une conférence. Or rassembler des centaines de noms n’est pas une chose
évidente, et peut vite devenir un calvaire si on ne s’organise pas. Une erreur est très vite arrivée, on peut
oublier un invité ou mélanger les
informations. Et tout ça sur papier, où mille feuilles encombrent votre bureau. Ou alors sur Excel où vous vous
perdez dans des fichiers avec une multitude d’informations, que vous devez tout rassembler manuellement, et
faire des publipostages pour vos invitations et vos badges événementiels.
Cela entraîne une perte de temps considérable en amont
de
l’événement lorsque vous faites la liste d’invités mais aussi pendant
l’événement, lorsqu’il faut émerger des centaines de personnes et
trouver le nom de chacun sur la liste d’émargement.

Innovez dans l'événementiel
Gérez vos listes d’invités en ligne
Plutôt que des listing papier, nous vous conseillons d’utiliser des
solutions événementielles qui vous faciliteront le travail. Vous
pourrez directement créer votre liste de participants en ligne et importer vos contacts.
Si vous voulez
créer
directement vos listes d’invités sur Prezevent, l’écran de personnalisation vous permet d’y intégrer les
paramètres
que vous voulez, comme le nom de la société ou le poste occupé. Nous vous permettons aussi d’importer un
fichier
Excel pour en faire une liste d’invités avec toutes les informations
nécessaires. Vous pouvez importer un formulaire d’inscription sur votre page web sous forme d’iframe. Envoyez le lien à vos
invités, et récolterez les données directement sur l’application Prezevent. Les invités se rajouteront au
fur et à
mesure qu’ils s’inscrivent sur la liste et vous pourrez consulter sur une seule plateforme les statistiques
d’ouverture et de réponse. Dans vos formulaires d’inscriptions, vous pouvez
même ajouter des options pour savoir si un invité souhaite participer à une
présentation ou un dîner.
Créez votre site web pour présenter votre
événement, y indiquer toutes les informations utiles et y mettre un
lien pour rediriger les visiteurs vers le formulaire
d’inscription.
Une solution idéale dans le cas où vous proposez plusieurs
activités durant un séminaire avec des places limitées, ou bien si vous organisez un déjeuner
d’affaires. Avoir le
nombre précis d’invités permettra d’éviter le gaspillage, en commandant trop de badges ou trop de
plats pour un
dîner.
Envoyez et planifiez vos invitations
Une fois votre liste établie, il ne vous reste plus qu’à envoyer votre email, que vous pouvez également personnaliser comme bon vous semble. Un éditeur HTML vous permet d’y placer tous les éléments de votre choix, notamment des visuels. L’outil vous donne également le choix d’un message prédéfini, pour ne pas perdre de temps. Une fois votre personnalisation effectuée, vous pouvez réaliser des envois test pour admirer votre résultat avant le véritable envoi.
Après la validation de vos tests, vous êtes prêts à envoyer vos invitations. Mais plutôt que de le faire manuellement, Prezevent pratique de l’event automation : il définit les paramètres d’envoi et de relance selon les actions des destinataires. Des relances sont effectuées auprès de ceux n’ayant pas répondu, et ceux ayant répondu sont laissés tranquilles. Cela peut paraître être anodin, mais cette automatisation des envois et des réactions vous permet de vous concentrer sur autre chose.
A l’inverse, si vous souhaitez mettre en place un système d’inscription sur votre propre site, Prezevent peut également se charger de cela. Notre module Inscriptions vous permet d’importer un formulaire sur votre page web sous forme d’iframe. Vous pouvez donc seulement envoyer le lien à vos invités, et récolterez les données directement sur l’application Prezevent.
Cette méthode vous fait gagner du temps et vous rend plus efficace pour votre organisation. Quelques soient les enjeux de votre événement professionnel, Prezevent vous accompagne durant toutes les étapes d’organisation pour veiller à son bon déroulement. Interaction, émargement, invitation, notre outil vous accompagne pour vous faciliter le travail et vous faire gagner un temps précieux.
Liste d’invités pendant l’événement
Votre liste d’invités sera très utile pour l’accueil. C’est là que chaque invité va être émargé, et va recevoir son badge. Il ne faut donc pas perdre de temps à chercher des heures un nom sur la liste de présence ou un badge nominatif. Avec une solution digitale événementielle, vous centralisez toutes les informations : vous réutilisez la liste de contact sur l’application pour imprimer directement tous les badges professionnels, puis pour un émargement digital avec check’in sur tablettes. Plus besoin d’imprimer des centaines de feuilles, ou de faire du publipostage sur Excel pour imprimer vos badges événementiels. Gérez toutes vos démarches à partir de l’application.
Après l’accueil, le listing vous sera utile pour gérer les entrées dans
des salles précises : salle de conférences, salle d’ateliers,
salle de soirée, les tables rondes où seul ceux qui se sont inscrits en amont
sont autorisés à rentrer. Au sein de votre événement vous aurez d’autres check’in à faire, avec les
groupes d’invités à
émarger. C’est le cas pour les repas, puisque si vous devez préparer le déjeuner ou le dîner en
avance, vous devrez
savoir combien de personnes et qui assistera au repas.
Lors de leurs arrivées au restaurant, vous
pourrez
directement les noter présent sur la tablette, et mieux vous organiser pour placer vos invités. Vous
savez en temps
réel combien de personnes sont arrivées, ce qui peut faciliter le travail en cuisine. Au lieu de
toujours devoir
recompter les présents ou échanger les feuilles de présence entre hôtes et hôtesses, connectez et
centralisez ces informations sur une seule
interface pour faciliter le placement de table.
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Listes d’invités
Organisez rapidement et efficacement la liste de tous les participants.
Envoi d’invitations
Automatisez vos envois pour mieux gérer votre temps et votre organisation.
Formulaire d’inscription personnalisé
Customisez vos formulaires pour recueillir les informations dont vous avez besoin
Recherche par nom
Gérez les imprévus en fournissant des badges via une simple recherche de nom