Organiser un événement d’entreprise est un défi passionnant. Que ce soit un séminaire, une conférence, un team building ou un lancement de produit, réussir cet événement demande rigueur et créativité. Aujourd’hui, grâce à des outils puissants comme Prezevent et Brevo, l’organisation événementielle se simplifie et gagne en efficacité. Dans cet article, découvrez comment combiner ces solutions pour orchestrer un événement mémorable, sans stress.
Pourquoi l’organisation d’événement est bien plus qu’une simple logistique
L’organisation d’événement ne se limite pas à réserver un lieu ou à envoyer des invitations. C’est un levier stratégique qui permet de créer des moments forts et engageants pour votre entreprise. Chaque étape, du choix du format à la communication post-événement, joue un rôle clé dans la réussite globale.
Un événement bien conçu devient un véritable moteur pour votre activité. Selon une étude Bizzabo, 85 % des professionnels marketing estiment que les événements sont essentiels à leur stratégie globale. Il permet notamment de :
- Renforcer la cohésion interne : les événements d’entreprise offrent un cadre privilégié pour rassembler vos équipes, créer du lien et favoriser le travail collaboratif. Ils sont essentiels pour motiver vos collaborateurs et encourager un esprit d’appartenance durable.
- Générer de l’engagement : au-delà de la simple présence, il est crucial que vos participants vivent une expérience immersive et interactive. Cela crée une connexion émotionnelle qui fait toute la différence.
- Amplifier votre visibilité : un événement réussi attire l’attention de vos clients, partenaires et médias. Il devient un vecteur puissant pour valoriser votre image de marque et votre expertise sur votre marché.
- Créer des souvenirs durables : les moments marquants restent gravés dans la mémoire de vos invités. Ils nourrissent un capital sympathie indispensable pour bâtir des relations solides à long terme.
Ces bénéfices ne s’obtiennent qu’avec une organisation événementielle rigoureuse, intégrant à la fois la gestion administrative et la qualité de l’expérience vécue.
L’importance d’une maîtrise totale de chaque étape
Pour atteindre ces objectifs ambitieux, il est indispensable de ne rien laisser au hasard. Chaque phase de l’organisation d’événement demande une attention particulière, notamment :
- La gestion des invitations : un envoi ciblé, personnalisé et bien planifié augmente significativement le taux de participation.
- La communication avant l’événement : informer, enthousiasmer et préparer vos invités contribue à créer une attente positive.
- L’interaction pendant l’événement : proposer des temps d’échange, des animations interactives et des outils digitaux favorise l’engagement en temps réel.
- Le suivi post-événement : remercier les participants, partager des contenus exclusifs et recueillir leurs retours permet de prolonger l’expérience et d’améliorer les éditions futures.
Pour assurer cette maîtrise complète, s’appuyer sur des solutions adaptées est essentiel. C’est précisément ce que proposent Prezevent et Brevo.
Prezevent vous offre une plateforme intuitive pour gérer toutes les inscriptions, créer un site événementiel personnalisé, la création de QR-Code, le Check’in et les badges.
Brevo, quant à elle, vous accompagne dans la gestion fine de votre communication, avec des campagnes d’emailing et des automatisations efficaces.
En combinant ces deux outils, vous contrôlez l’intégralité du parcours participant, tout en optimisant votre temps et vos ressources.
Prezevent, la plateforme complète pour une organisation événementielle fluide
L’organisation d’événement demande une coordination précise et une maîtrise des outils digitaux. C’est là que Prezevent intervient comme une solution clé en main. Ce logiciel tout-en-un simplifie chaque étape de votre projet, pour une gestion fluide et sans stress.
Grâce à sa technologie no-code, Prezevent est accessible à tous, même sans compétences techniques. Vous bénéficiez d’une interface claire et intuitive qui vous guide pas à pas dans la création et le suivi de votre événement.
Voici les fonctionnalités phares qui font de Prezevent un allié incontournable :
- Création d’un site web personnalisé : concevez une vitrine sur mesure pour votre événement, avec toutes les informations essentielles et un design à votre image.
- Gestion des inscriptions via des formulaires sur mesure : adaptez les questions selon vos besoins pour mieux connaître vos participants et recueillir des données précieuses.
- Envoi d’invitations, relances et communications ciblées : automatisez vos campagnes pour toucher efficacement votre audience et maximiser la participation.
- Suivi en temps réel des participants : visualisez instantanément le nombre d’inscrits, leur statut et leurs réponses pour piloter votre événement avec précision.
- Génération de rapports précis : analysez les données récoltées pour mesurer l’impact et améliorer vos futures éditions.
Une interface intuitive pour une organisation événementielle accessible à tous
Ce qui distingue Prezevent, c’est son ergonomie pensée pour faciliter la prise en main rapide. Vous n’avez pas besoin d’être un expert en informatique pour créer un parcours d’inscription engageant et efficace.
Les outils d’automatisation intégrés permettent de programmer l’envoi des emails, des rappels et des notifications, réduisant considérablement la charge administrative. Ainsi, vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur l’essentiel : la qualité de l’organisation événementielle et l’expérience vécue par vos participants.
En centralisant toutes les informations et processus au sein d’une seule plateforme, vous gardez une maîtrise totale de votre projet, de la conception jusqu’au bilan final. Cette approche simplifiée améliore la collaboration entre vos équipes et garantit la réussite de votre événement.
En choisissant Prezevent, vous optez pour une solution performante qui allie simplicité, efficacité et innovation pour votre organisation d’événement.
Brevo, un allié pour votre communication événementielle
Dans toute organisation événementielle, la communication joue un rôle central. Sans une stratégie claire et des outils adaptés, même le meilleur événement peut manquer d’impact. C’est là que Brevo (anciennement Sendinblue) entre en scène. Cette plateforme d’email marketing complète parfaitement Prezevent pour maximiser votre portée et votre efficacité.
Brevo vous permet de créer des comptes et des sous-comptes d’envoi d’email.
Voici les atouts majeurs de cette solution :
- Concevoir des campagnes d’emailing personnalisées pour toucher chaque segment de votre audience avec un message adapté.
- Automatiser les relances et rappels pour s’assurer que personne ne manque une étape importante.
- Segmenter vos contacts afin d’adresser des contenus spécifiques à des groupes ciblés, selon leurs intérêts ou leur statut.
- Suivre en temps réel les taux d’ouverture et de clics pour analyser la performance de vos campagnes et ajuster vos messages.
- Délivrabilité : c’est un outil qui assure la délivrabilité depuis Prezevent jusqu’à votre destinataire.
Une communication fluide et ciblée grâce à l’intégration Brevo et Prezevent
La force de ce duo réside dans leur parfaite complémentarité. L’intégration entre Prezevent et Brevo garantit une synchronisation automatique des données, évitant ainsi toute erreur ou doublon.
Cette connexion fluide vous offre un suivi précis des inscriptions et de la communication associée, vous permettant d’adapter vos campagnes en temps réel. Vous pouvez ainsi :
- Envoyer des invitations personnalisées en fonction des profils des participants.
- Programmer des relances automatiques pour les absents ou les indécis.
- Segmenter votre base pour adresser des messages spécifiques à des groupes ciblés (clients, partenaires, collaborateurs).
- Assurer un suivi post-événement en envoyant des remerciements, sondages ou contenus complémentaires.
En combinant les forces de Brevo et Prezevent, vous mettez toutes les chances de votre côté pour garantir une organisation d’événement réussie, où chaque interaction compte et contribue à renforcer votre image de marque.
Étape par étape : organiser un événement d’entreprise avec Prezevent et Brevo
Organiser un événement d’entreprise demande une préparation minutieuse pour garantir son succès. La gestion événementielle repose sur une méthodologie claire, qui optimise chaque étape, du lancement à la conclusion. Grâce à Prezevent et Brevo, vous bénéficiez d’outils puissants et complémentaires pour maîtriser cette démarche.
1. Définir vos objectifs et votre public cible : la base de toute organisation d’événement réussie
Avant de vous lancer, il est essentiel de clarifier les objectifs de votre événement. Voulez-vous renforcer la cohésion d’équipe, présenter un nouveau produit innovant, ou développer votre réseau professionnel ? Ces objectifs détermineront le format, le contenu et les moyens de communication adaptés.
Parallèlement, identifiez précisément votre public cible : collaborateurs, clients fidèles, prospects ou partenaires stratégiques. Cette segmentation vous permettra de personnaliser votre message, de choisir les canaux de communication pertinents et de maximiser l’impact de votre organisation événementielle.
2. Créer un site événementiel personnalisé avec Prezevent
Une fois vos objectifs définis, place à la création d’un site web événementiel sur mesure avec Prezevent. Cette plateforme événementielle no-code vous offre la liberté de concevoir un espace dédié, à votre image, intégrant vos couleurs, votre logo, ainsi que toutes les informations clés.
Un des atouts majeurs est l’intégration facile d’un formulaire d’inscription personnalisé. Simple et intuitif, il vous permet de collecter des données précieuses sur vos participants, facilitant ainsi le suivi et la gestion de vos invités. Ce site devient votre vitrine digitale, accessible à tout moment pour vos invités, renforçant la visibilité de votre événement.
3. Planifier vos campagnes d’invitations avec Brevo pour une communication ciblée
Avec votre site prêt, il est temps de penser à la communication en connectant Prezevent à votre compte SMTP Brevo. Brevo vous accompagne dans la conception et la gestion de vos campagnes d’emailing événementiel. Importez votre base de données contacts, puis segmentez-la selon des critères pertinents : clients, collaborateurs, partenaires, etc.
Rédigez des emails personnalisés, engageants, et en cohérence avec votre identité visuelle et le ton de votre entreprise. Programmez également des relances automatiques pour maximiser les confirmations de présence. Cette automatisation allège votre travail et garantit que votre message atteigne efficacement chaque segment de votre public.
4. Assurer un suivi en temps réel pour une organisation fluide et réactive
Pendant la période d’inscription, gardez un œil attentif sur les statistiques et les réponses via Prezevent. Ce suivi en temps réel vous permet d’identifier rapidement les participants encore hésitants ou non inscrits.
Grâce à Brevo, relancez ces contacts stratégiques avec des messages ciblés, augmentant ainsi votre taux de participation. Parallèlement, vous pouvez préparer la logistique : impression des badges, organisation des espaces, planification des animations, tout est anticipé pour garantir un déroulement sans accroc.
5. Communiquer le jour J et prolonger l’expérience après l’événement
Le jour de l’événement, utilisez Brevo pour envoyer des rappels et des messages de bienvenue personnalisés, apportant une touche chaleureuse et professionnelle à l’accueil des invités. Diffusez aussi des informations pratiques en temps réel, facilitant la navigation et l’expérience sur place.
Mais l’organisation d’événement ne s’arrête pas là. Après le jour J, continuez à engager votre communauté en envoyant des contenus exclusifs : vidéos, photos, remerciements et sondages. Cette stratégie post-événement enrichit votre relation avec les participants, génère des retours précieux, et contribue à pérenniser l’impact de votre événement.
Les avantages concrets d’utiliser Prezevent et Brevo ensemble
Dans l’univers de l’organisation d’événement, combiner les bons outils fait toute la différence. L’association de Prezevent et Brevo offre une solution complète et performante, pensée pour répondre aux exigences des entreprises modernes. Cette synergie permet d’optimiser la gestion, la communication et l’expérience globale, tout en libérant du temps précieux.
Pourquoi choisir l’alliance Prezevent et Brevo pour votre organisation événementielle ?
L’utilisation simultanée de Prezevent et Brevo apporte des bénéfices tangibles qui améliorent chaque phase de votre événement, du lancement au suivi post-événement. Voici les principaux avantages :
- Gain de temps : automatisation des tâches répétitives
Grâce à l’automatisation intelligente, vous évitez les actions chronophages comme l’envoi manuel d’invitations ou la relance des participants. Prezevent centralise les inscriptions tandis que Brevo automatise vos campagnes email et SMS avec votre nom de domaine, vous permettant de vous concentrer sur la stratégie et la créativité. - Meilleure organisation
Vos contacts, invitations, inscriptions et badges sont regroupés dans une interface unifiée. Cette centralisation facilite la coordination entre vos équipes et garantit une vision claire et complète de l’avancée de votre organisation événementielle. - Communication ciblée : messages personnalisés adaptés à chaque profil
La gestion de la délivrabilité avec Brevo permet d’adresser des messages lus et adaptés à chaque type d’invité : collaborateurs, clients, partenaires. Ce ciblage et la délivrabilité augmentent la pertinence de vos communications et améliorent le taux de participation à vos événements. - Expérience participant optimisée : des emails reçus et lus
Prezevent offre un parcours utilisateur intuitif dès l’inscription, simplifiant la participation. Couplé au serveur d’envoi sortant SMTP de Brevo, les campagnes arrivent chez à vos listes de contacts avec une adresse email de votre entreprise. - Analyse et optimisation : statistiques précises pour améliorer vos futurs événements
Après l’événement, bénéficiez de rapports détaillés sur les taux d’ouverture, les inscriptions, les présences et les interactions. Ces données permettent d’ajuster vos prochaines campagnes, d’affiner votre organisation et d’augmenter votre retour sur investissement.
En résumé, l’intégration de Prezevent et Brevo est un véritable levier pour réussir votre organisation d’événement. Cette combinaison vous offre à la fois simplicité, efficacité et personnalisation, indispensables pour marquer les esprits et fédérer durablement vos audiences.
Comment connecter Brevo à Prezevent
Afin d’envoyer vos campagnes emails avec une adresse d’envoi appartenant à votre entreprise, Prezevent propose de connecter votre compte Brevo à sa solution. Il s’agit donc de paramétrer un serveur de messagerie sortant avec Brevo.
Pour cela, vous devez générer une nouvelle clé SMTP. Donnez un nom à cette nouvelle clé, et copiez ensuite le code qui vous sera communiqué, il servira de mot de passe à renseigner sur Prezevent dans l’étape suivante.
Il vous est demandé maintenant de configurer le nouveau serveur de messagerie sortant depuis Prezevent, dans Paramètres > Serveurs de messagerie sortants.
Renseignez les informations suivantes :
- Serveur SMTP : smtp-relay.brevo.com
- Port : 587
- Identifiant : l’adresse mail qui a servi à créer le compte Brevo,
- Mot de passe : la clé qui a été créée à l’étape précédente
Afin d’assurer la délivrabilité de vos mails, il conviendra d’authentification de votre domaine en ajoutant éventuellement quelques configurations, de sorte que Brevo soit considéré comme un tiers de confiance. Ces sujets de SPF, DKIM, DMARC et autres DNS sont très bien expliqués sur le help de Brevo
Témoignages : quand l’organisation d’événement devient un plaisir
« Grâce à Prezevent et à la connexion avec notre compte Brevo, nous avons pu envoyer des campagnes d’invitations et de relances ciblées avec notre nom de domaine. Et les Qr-Codes envoyés aux inscrits nous ont permis d’accueillir tout le monde très rapidement grâce à l’app de checkin de Prezevent” Claire, responsable communication.
« L’association de ces deux solutions a transformé notre façon d’aborder l’événementiel. La synchronisation des données est parfaite, et cela nous a permis de gagner en réactivité et en professionnalisme. » — Julien, chef de projet événementiel.
Conclusion : un duo gagnant pour votre organisation d’événement
Pour réussir votre prochaine organisation d’événement, misez sur la complémentarité de Prezevent et Brevo. Ces outils vous offrent un contrôle total, une communication efficace et une expérience participant optimisée.
Osez l’innovation et simplifiez-vous la vie ! Que vous soyez une PME, une grande entreprise ou une agence événementielle, cette solution intégrée répondra à vos besoins avec efficacité.
