Comment réussir l’accueil des participants

SOMMAIRE

1. L’accueil, un élément essentiel
2. Les files d’attente, une cause de frustration à minimiser
3. Gérer au mieux les inscriptions de dernière minute
4. Accueillir spécialement vos invités importants
5. Perfectionner votre accueil

L’accueil, un élément essentiel

Suite logique des listes de participants, l’émargement doit être un passage rapide et efficace pour vos invités. Il est bon de savoir que de l’accueil découle tout le reste de l’événement.
En effet, un participant bien reçu sera plus enthousiaste à l’idée d’interagir avec les différents outils proposés durant une conférence ou tout type d’événement. Si une personne est mal accueillie, elle pourrait ne garder qu’un mauvais souvenir de cet événement. En plus de cela, certains invités n’auront pas le même accueil puisque certaines personnes qui auront le statut VIP par exemple, nécessitent un accueil spécial. 
Comme les agences événementielles, vous devez avoir le soucis du détail et ne rien laisser de côté. Des solutions digitales vous sont offertes pour vous faciliter la tâche.

Les files d’attente, une cause de frustration à minimiser

De multiples problèmes peuvent altérer le bon fonctionnement d’un accueil. D’abord, il y a des imprévus technologiques comme un problème informatique ou un manque de batterie dont on ne peut pas faire grand-chose pour les prévenir. En plus de cela, les soucis d’émargement peuvent faire prendre du retard et allonger la file d’attente. Les hôtes et hôtesses perdent du temps et se croisent pour chercher une centaine de badges dans des plateaux de rangement à badges qui prennent beaucoup trop de place et encombrent le passage.
Toutefois, il est bon de retenir que cela a une incidence considérable sur la suite d’un événement, notamment à cause du retard et surtout à cause de la frustration que cela engendre. 

Evidemment, il est nécessaire d’avoir assez d’hôtes et hôtesses pour mieux gérer les invités. Mais vous pouvez gagnez du temps d’entrée de jeu avec un émargement plus rapide et moderne, le check’in digital. Ne passez plus des heures à vérifier sur une liste de présence papier quel invité est présent. Nous vous présentons un émargement sur tablettes disponibles sur iOS ou Android, et qui fonctionnent sur différents supports.
Vous n’aurez donc jamais le fameux problème du manque de batterie. Cela donnera une image plus moderne à votre entreprise ou à votre événement. Au lieu de rechercher un invité parmi une centaine de noms, faites une simple recherche de nom sur la tablette. Ce gain de temps considérable fluidifiera votre accueil et améliorera le débit. Surtout, vos hôtes(ses) passeront plus de temps à parler aux invités et à leur sourire, ce qui créera un contact plus humain et plus chaleureux.

De plus, ce système est aussi avantageux car il vous permet de regarder en direct le nombre de présents et de voir l’évolution des arrivées dans la salle de conférence ou de séminaire, pour que vous puissiez adapter votre organisation par la suite, notamment des pics. Ces statistiques vous rassurent et vous enlève un stress, puisque vous saurez s’il y a des retards ou des absents. Vous pourrez avoir des yeux partout et contrôler mieux les imprévus.

Gérer au mieux les inscriptions de dernière minute

Rien de tel qu’un oubli d’invité pour gâcher un moment, surtout que de tels problèmes peuvent avoir un impact très fort sur l’image et la crédibilité de l’organisateur. Il ne ne faut pas non plus négliger les personnes non-inscrites, qui ont besoin d’une attention particulière pour simplifier leur arrivée et ne pas retarder les autres participants. C’est pourquoi rien de tout ceci ne doit être laissé au hasard, chaque participant doit être considéré à sa juste valeur et l’accueil se doit d’être irréprochable. Cela joue sur votre réputation et de votre image.

Après le check’in, vous pouvez également gagner en efficacité lors de la remise de badge à chaque invité. Avec nos imprimantes à badges en location, vous pouvez imprimer sur place rapidement en 10 secondes tous les badges événementiels pour éviter le surplus, au lieu de les imprimer en amont et de gaspiller des badges puisqu’il y aura des absents.
Mais vous pouvez aussi choisir d’imprimer les badges en amont, et de louer nos machines pour imprimer les badges des derniers inscrits. Imprimer les badges sur places évite de chercher pendant de longues minutes un badge nominatif parmi une centaines.

Accueillir spécialement vos invités importants

Sur le marché du MICE, il se peut que vous receviez des personnalités importantes ou des invités hauts placés. Il est nécessaire de les accueillir de manière différenciée, dans un lieu ou à un moment spécial par exemple.
Cependant, vous ne savez pas toujours lorsqu’ils arrivent, et le temps que votre équipe vous remonte l’information, ils peuvent perdre patience.

Vous avez la possibilité dans notre liste d’invités de différencier les invités importants et de recevoir des notifications d’arrivées en fonction de vos choix, pour leur réserver un accueil spécial. Ainsi, vous pouvez vous entretenir avec les participants arrivés, continuer à gérer les derniers détails de votre événement, tout en étant prévenu des arrivées pour ainsi être prêt à recevoir des VIP dans les meilleures conditions possibles. Bien sur, une petite attention comme un cadeau ou une petite gourmandise est toujours bienvenue.

Perfectionner votre accueil

Maintenant, après ces conseils, votre accueil devrait être plus fluide et plus efficace. Mais nous vous proposons d’aller toujours plus loin. Nous vous offrons un plus qui fera la différence : notre logiciel de gestion d’événement peut générer un message personnalisé que vous aurez préalablement écrit pour vos invités. Il s’enverra automatiquement lors de leur arrivée à l’événement, et après celui-ci. Plus il sera soigné et personnel, plus les participants se sentiront importants et considérés, apprécieront votre accueil et votre événement par la suite. Ils en garderont un bon souvenir et n’hésiteront pas à en parler autour d’eux.
Dans un questionnaire de satisfaction post-événement, l’accueil sera jugé au même titre que la partie traiteur sur la qualité de l’organisation. Soigner son accueil dans les moindres détails vous démarquera toujours plus.