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La transformation digitale dans vos événements

THÉMATIQUES : ACCUEIL PARTICIPANTSÉMARGEMENTQR CODE

Cela paraît comme une évidence, mais manier le numérique pour son événement professionnel demande une certaine connaissance de ce qu’il peut vous apporter. Une utilisation efficace peut vous permettre de décupler l’impact de votre événement pour le rendre inoubliable.

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SOMMAIRE

Minimiser la perte de temps et éviter les erreurs

Faire la liste d’invités manuellement sur excel, envoyer chaque mail d’invitation à telle heure, regarder qui a répondu et relancer les emails, rechercher le nom de chaque invité et chercher chaque badge nominatif lors de l’accueil, etc …. Tant de tâches dans l’organisation événementielle qui demandent du temps et de l’énergie, et qui pourtant pourrait être raccourcis ! Et surtout, des tâches qui peuvent être mal faites et qui laissent certaines erreurs. Il suffit d’oublier un invité, ou de perdre un badge pour que votre organisation tourne au cauchemar …  Aujourd’hui, les nouvelles technologies apportent des solutions événementielles digitales qui vous facilitent les tâches et la rendent plus rapides. Pourquoi s’embêter à le faire manuellement lorsqu’on peut utiliser un logiciel qui peut le faire à notre place, rapidement et sans erreur ?    Vous pouvez maintenant établir votre liste d’invités basée sur un fichier excel, ce qui vous évite le publipostage. Vous pouvez ensuite directement utiliser cette liste pour envoyer une invitation par mail planifiée, regarder les statistiques d’ouverture et de réponse, pour pouvoir relancer les invités. L’emailing fait partie de cette numérisation événementielle et est devenue une étape cruciale dans l’organisation d’événement professionnelle. Ensuite, transformer votre émargement papier en émargement digital,  grâce à un check’in sur tablettes qui permet de noter présent un invité par une simple recherche de nom et de le faire signer électroniquement. Au lieu de perdre du temps à chercher son badge, nous vous proposons de louer nos imprimantes à badge qui imprimeront directement son badge nominatif lorsqu’il sera noté présent, même lorsqu’un invité a oublié son invitation. Pour les inscriptions de dernière minute, il sera alors plus facile d’imprimer son badge sur le moment et donc de n’oublier personne. Toutes ces solutions ont pour but de minimiser la perte de temps, pour raccourcir les files d’attentes et éviter les erreurs.
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Centraliser et connecter toutes les informations

Ce qui est compliqué lorsqu’on organise tout soi-même c’est de garder en tête toutes les tâches à faire, les dates limites à laquelle on doit les finir, si elles sont accomplies ou non. Au lieu de faire des rétroplanning excel illisibles, le fait de digitaliser votre organisation va permettre de rassembler toutes ces informations sur une seule interface pour que vous ayez une vue d’ensemble de votre organisation événementielle. Ainsi, vous centralisez toutes vos tâches et récupérez toutes les informations dont vous avez besoin sur une seule plateforme: informations des invités grâce à la création de formulaires d’inscriptions personnalisés, réponse ou non des invités grâce aux envois et aux suivis des invitations par mail, nombre de présents pour un dîner après la conférence …  Au delà, vous pouvez connecter toutes ces informations pour améliorer votre organisation. Une fois que vous aurez votre liste d’invités, vous pouvez sur notre plateforme l’utiliser pour imprimer directement les badges professionnels personnalisés, ou encore émarger directement sur tablettes les invités lors de l’accueil selon la liste d’invités. Vos données seront mises à jour directement, ce qui permettra un suivi de vos activités. Le numérique vous permet de tout connecter aujourd’hui, alors profitez-en pour vous faciliter la tâche. En ayant toutes les informations en direct, il vous sera plus facile de communiquer avec vos collègues. Les supports technologiques ont l’avantage de favoriser le travail en équipe par des applications collaboratives. Plus vite vous pourrez informer vos équipes du déroulement de l’organisation, des imprévus, des tâches à faire, plus vite ils pourront réagir et moins il y aura de malentendus.  

Permettre à tous de partager

L’essentiel est d’adapter les avantages du numérique à votre événement. Le maître-mot de vos événements doit être le partage. Les participants apprécient toujours de s’impliquer davantage durant les conférences et les séminaires, voilà pourquoi il est judicieux de leur fournir les outils nécessaires afin de communiquer non seulement entre eux, mais également avec les intervenants et les conférenciers. Réaliser cet effort permet des retombées très satisfaisantes, comme une vraie économie de temps et une simplification des processus d’organisation, et surtout une satisfaction côté participant, qui verront d’un bon œil l’attention que vous portez au networking et à l’interaction. En effet, passer au digital permet des échanges d’informations immédiats via des outils dédiés ou les réseaux sociaux, qui deviennent de plus en plus indispensables pour la notoriété de votre événement professionnel, surtout pour des conférences et des salons professionnels. Maintenant, vous pouvez afficher un socialwall dans votre événement pour que les participants puissent réagir directement sur les réseaux sociaux, notamment avec des livetweet. Vous augmentez les échanges et rendez ainsi vos salons plus dynamiques. Lors des présentations également, faites participer votre audience en leur posant des questions grâce à des q&a tool, des sondages intéractifs ou encore des qcm. Les participants pourront répondre sur Twitter ou par sms, et s’intéresseront davantage au contenu que vous pouvez leur partager. Partagez, de manière toujours plus rapide et efficace, à tout le monde.  

Eviter le gaspillage

La grande problématique environnementale s’est soulevée au fur et à mesure dans le secteur événementiel. On demande toujours plus d’efficacité, ce qui nécessite beaucoup de ressources et entraîne souvent du gaspillage. Du gaspillage d’énergie, des émissions de CO2 abusives. Ou encore du gaspillage dans les achats de matériel, des déchets non triés ou des produits nuisibles pour l’environnement.  Du gaspillage dans les déchets, avec les tonnes de papiers pour les listes d’émargement ou les centaines de badges en plastique jetés après les événements professionnels. Il est important de savoir le nombre d’inscrits et de faire le décompte des attendus pour prévoir les commandes au traiteur s’il y en a un, et bien sur prévoir le nombre nécessaire d’hôtes et hôtesses d’accueil.  Or efficacité et réduction du gaspillage ne sont pas incompatibles, on peut trouver des solutions pour être un peu plus éco-responsable dans l’événementiel. Utiliser le numérique éviter du gaspillage papier: avec un check’in digital, vous n’avez aucun papier à imprimer, il suffit d’émarger sur la tablette, pour limiter le surplus de badges lorsqu’il y a des absents.   

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