SOMMAIRE
Minimiser la perte de temps et éviter les erreurs
Faire la liste d’invités manuellement sur excel, envoyer chaque mail d’invitation à telle heure, regarder qui a répondu et relancer les emails, rechercher le nom de chaque invité et chercher chaque badge nominatif lors de l’accueil, etc …. Tant de tâches dans l’organisation événementielle qui demandent du temps et de l’énergie, et qui pourtant pourrait être raccourcis ! Et surtout, des tâches qui peuvent être mal faites et qui laissent certaines erreurs. Il suffit d’oublier un invité, ou de perdre un badge pour que votre organisation tourne au cauchemar … Aujourd’hui, les nouvelles technologies apportent des solutions événementielles digitales qui vous facilitent les tâches et la rendent plus rapides. Pourquoi s’embêter à le faire manuellement lorsqu’on peut utiliser un logiciel qui peut le faire à notre place, rapidement et sans erreur ? Vous pouvez maintenant établir votre liste d’invités basée sur un fichier excel, ce qui vous évite le publipostage. Vous pouvez ensuite directement utiliser cette liste pour envoyer une invitation par mail planifiée, regarder les statistiques d’ouverture et de réponse, pour pouvoir relancer les invités. L’emailing fait partie de cette numérisation événementielle et est devenue une étape cruciale dans l’organisation d’événement professionnelle. Ensuite, transformer votre émargement papier en émargement digital, grâce à un check’in sur tablettes qui permet de noter présent un invité par une simple recherche de nom et de le faire signer électroniquement. Au lieu de perdre du temps à chercher son badge, nous vous proposons de louer nos imprimantes à badge qui imprimeront directement son badge nominatif lorsqu’il sera noté présent, même lorsqu’un invité a oublié son invitation. Pour les inscriptions de dernière minute, il sera alors plus facile d’imprimer son badge sur le moment et donc de n’oublier personne. Toutes ces solutions ont pour but de minimiser la perte de temps, pour raccourcir les files d’attentes et éviter les erreurs.