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Quel format de badge utiliser pour mon événement ?

THÉMATIQUES : BADGEÉMARGEMENTFORMATQR CODE

Bien plus qu’un simple objet permettant le contrôle d’accès à votre événement, les badges que vous donnez aux participants sont une vraie source de renseignements et un outil de communication personnalisé que les participants peuvent garder. Leur apparence joue un rôle important. D’abord, la matière (badge pcv ou badge papier), mais aussi la taille (A4 plié en 4, format CB, 120x90, 140x90, A6) et les couleurs retenues en disent beaucoup. Ensuite, il faut définir les logos, éventuellement un visuel, et surtout les éléments nominatifs qui y figureront pour donner à vos invités une bonne image de votre société et permettre leur identification. Nous vous donnons dans ce dossier quelques conseils pour bien choisir le type de badge pour votre réunion.

badges couleur

SOMMAIRE

Notre promesse est de simplifier les relations avec d’une part votre graphiste et d’autre part avec votre imprimeur. La plateforme Prezevent a été conçu pour vous permettre de gérer l’organisation de vos eventpro et donc d’être autonome notamment sur le design de badge événementiel avec un outil professionnel, simple mais néanmoins puissant. Cela implique également une maîtrise des coûts et une grande souplesse pour gérer les volumes et des cas particuliers (il y en a toujours) sous contraintes de temps, évidemment Nous vous présentons ici les formats de badges les plus courants, fréquemment utilisés pour de nombreux événements professionnels.

Une bonne mise en forme du badge

La caractéristique principale des badges est qu’ils sont petits. On voudrait y faire figurer le maximum d’informations possibles, seulement le manque de place nous oblige à faire des choix cornéliens. Bien entendu, le nom de l’événement ou de l’organisateur, et le nom et le prénom du participant sont indispensables. Ces éléments nominatifs permettent d’identifier la personne d’un simple coup d’oeil et de faciliter le networking entre les participants. Selon les typologies d’événement, on peut y ajouter le poste et l’entreprise du participant, toujours dans cet optique de networking. En faisant apparaître un QR code de Vcard sur les badges, vous optimisez le networking entre les invités, en permettant de simplifier les échanges de cartes de visite notamment. Dans le cas d’un salon ou d’un forum, une idée est de faire apparaître un plan des installations sur le badge (notamment les formats A4 pliés) en plus du rappel du programme. Cela permet aux participants de se repérer et de ne pas stationner dans les couloirs et les passages. La taille alors retenue sera la plus grand possible, donc la feuille A4 à plier. Dans le cas où les participants doivent imprimer leur badge chez eux (format A4 plié), vous pouvez y faire figurer un plan d’accès ainsi que les horaires sur un volet. Sans avoir à consulter un email sur son smartphone ou ouvrir le guide de l’événement, l’information est là, sur le verso du badge, L’important comme toujours est la fluidité des déplacements, l’accessibilité aux informations utiles. Et si le participants n’a pas imprimer son badge ou l’a égaré ce n’est pas un problème si vous avez prévu au moins une imprimante à l’entrée du lieu de l’événement. Si votre événement est sponsorisé par une ou plusieurs marques, les badges peuvent sans problème devenir un support publicitaire. Des logos ou même un QR code pour une opération de communication, les badges sont un support efficace visibles de tous durant votre événement. Et pour optimiser leur efficacité, il ne faut surtout pas négliger l’apparence. On le sait, le design prend une place de plus en plus importante dans la communication. Epuré, fourni, coloré ou sérieux, votre badge doit s’acclimater à l’ambiance de votre événement. L’éditeur de badge de Prezevent vous permet de créer plusieurs types de badges en fonction des groupes de personnes présentes pour votre événement professionnel. Par exemple, les invités VIP ou les journalistes peuvent avoir besoin de badges indicatifs avec des différences de visuels ou d’informations. Chaque groupe d’invités est unique, et les plus importants doivent se sentir réellement impliqués dans les activités que vous proposez. L’application vous permet de générer plusieurs modèles de badges en fonction des groupes de personnes que vous mettez en place. Par exemple des badges de couleurs différentes pour la presse, un format unique pour les invités VIP, des informations différentes en fonction des accès pour certains groupes, vous avez la main sur la personnalisation de vos badges pour qu’il s’accorde le mieux possible à votre organisation et à vos installations. L’éditeur de badge est simple d’emploi et permet de faire toute sorte de mise en page avec tous les champs de l’événement: la date, le lien, les infos du participant, etc. L’outil est spécialement conçu pour être polyvalent et vous proposer le plus grand nombre d’options possibles. En suivant nos indications ci-dessus, vous êtes assurés de faire la meilleure utilisation possible de vos badges, pour renforcer l’implication des participants, encourager les échanges et le networking, et pourquoi pas en faire un souvenir grâce à un design efficace et mémorable.  

Les différents types de formats

Les badges papiers au format A4

Ces badges peuvent être imprimés au préalable par le participant sur une imprimante de bureau ordinaire. Ainsi, votre événement dispose d’un badge unique sur lequel vous pouvez ajouter des photos, QR code, poste du participant, programme de la journée, etc. Une fois imprimés, les badges doivent être pliés en 4 et disposés dans des porte-badges. Les badges A4 sont aussi relativement économiques, car imprimés par le participant ou l’organisateur.  Accessoire : Ce type de badge nécessite de remettre à l’arrivée des participants des tours de cou et des pochettes pour y glisser la feuille A4 pliée. 
  • Ces pochettes sont souples et en plastique, ce sont des porte-badges transparents utilisé dans sur les salons et autres événements de grandes capacités. Ce format A6 105×148 vertical avec une perforation haute assurent une bonne visibilité des badges ainsi qu’une protection maximale. 
  • Les tours de cou tissés, en polyester, de couleur unis (noir, blanc, bleu, vert, rouge, etc) ou sérigraphiés avec votre logo (attention au délais), avec des attaches en métal de type crochet, mousqueton ou pince crocodile pour faire l’accroche avec la pochette. 
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Les badges PVC au format CB

Aux mêmes dimensions que la carte CB (85,60 × 53,98 mm), ces badges ont la particularité d’être en plastique PVC. Édités grâce à une imprimante spécifique qui peut être louée le temps de votre événement (Zebra ZC-100, Evolis Zenius, Evolis Primacy) ces badges sont ensuite placés dans des porte-badges. Ce type de badges demande l’achat de badges vierges et une impression plutôt lente (de 7 à 20 secondes par badge), ce qui implique un coût plus élevé. Bien évidemment, ils sont moins écologiques que des badges papier, mais leur qualité est bien meilleure. Parfaits pour transmettre une bonne image professionnelle de votre événement. Support / Accessoire : 
  • L’attache Clip adhésif avec pince crocodile métal et épingle de sûreté. Ce clip adhésif se colle au badge et permet ensuite d’être attaché à un vêtement via son épingle ou bien attaché par sa pince crocodile.
  • Le tour de cou (lanière). A cet usage il faudra que les badges soient perforés.

Les badges papiers au format CB

Le format le plus courant est le format CB. Il est simple, pratique, et peu coûteux. Facilement transportable dans un porte-badge en plastique, il contient les informations les plus indispensables sur votre événement, généralement le nom de la personne, son poste ainsi que sa société. Toutefois, il faut garder en tête que leur préparation demande plus de temps, car ils nécessitent un travail de découpe, contrairement à d’autres formats. Sa taille (85,60 x 53,98 mm) s’adapte à tous les types d’événements, mais ne permet que de mettre les informations indispensables.
  • L’attache Clip adhésif avec pince crocodile métal et épingle de sûreté. Ce clip adhésif se colle au badge et permet ensuite d’être attaché à un vêtement via son épingle ou bien attaché par sa pince crocodile.

Les badges papiers au format CB

Les badges 120×90 et 140×90 sont idéals pour les conventions et colloques haut de gamme comptant plusieurs centaines d’attendus. Plus beaux et plus originaux, ces badges ont les qualités de leur grande taille et la solidité du plastique. Imprimables recto-verso, l’imprimeur traite et livre la commande en amont de l’événement, à vous normalement de les  ranger par ordre alphabétique sur des plateaux à badges pour qu’ils soient prêt à être distribué.  Pour se débarrasser de l’encombrement des plateaux et de la perte de temps de la recherche par nom, la solution la plus efficiente est bien entendu digitale : elle consiste à imprimer instantanément l’arrivée de chaque participant les éléments nominatifs sur des étiquettes adhésives que l’on pose à l’emplacement qui lui est réservé sur le badge. 
  • Pas besoin de pochette en plastique
  • Les tours de cou tissés, en polyester, de couleur unis (noir, blanc, bleu, vert, rouge, etc) ou sérigraphiés avec votre logo (attention au délais), avec des attaches en métal de type crochet, mousqueton ou pince crocodile pour faire l’accroche directement avec le badge qui est perforé. 
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Notre expertise

Peu importe le format de badge que vous choisissez, Prezevent s’adapte à vos demandes pour vous fournir les badges les plus adéquats, dans les meilleurs délais et au meilleur prix. Notre éditeur de badge vous permet d’avoir directement la main sur le design sans être designer. Cet éditeur remplace un logiciel de design habituellement utilisé comme inDesign, Photoshop ou Publisher. De plus, le publipostage se fait sans aucune action de votre part car cette fonction est native à la plateforme.  Nous sommes à votre disposition pour vous conseiller sur les formats les plus adaptés pour votre événement professionnel en vous proposant les moyens de les imprimer (livraison ou impression sur place). Nous pouvons vous procurer les consommables dont vous aurez besoin sur place.  Prezevent vous fait gagner un temps considérable sur de nombreuses démarches chronophages et vous laisse vous occuper des contenus.

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