Installez parfaitement votre accueil événementiel

Les premières étapes

Première phase, certainement la plus importante : les invités. Il peut y avoir des oublis, des invitations envoyées deux fois, toutes ces petites erreurs qui peuvent avoir de grosses conséquences. On vous conseille donc de préparer des listes d’invités, un document qui servira de repère et qui permet de limiter les erreurs et les oublis. Cette liste va contenir les informations principales (nom, prénom, email, ville, entreprise, etc.) mais peut également indiquer les options comme la présence à une présentation, à un diner, à une soirée spéciale.

Une fois une liste des invités établie, il faut maintenant recueillir les mails afin d’effectuer les invitations par mail. Ce processus prend également du temps et des erreurs sont toujours possibles. Il est donc vivement recommandé de passer par des solutions d’emailing. Vous pourrez planifier et automatiser vos envois, pour n’oublier personne. Vous pourrez ainsi obtenir des statistiques d’ouverture et de réponse pour prendre des mesures de relance et booster vos inscriptions.

On le répète sans cesse parce que cela a son importance, mais placer de la personnalisation à des endroits spécifiques peut avoir des effets très avantageux. La personnalisation améliore la conversion et le taux d’ouverture (source). C’est grande tendance actuelle et on peut facilement comprendre pourquoi. Une invitation personnalisée aura un impact positif sur le ressenti du participant et l’encouragera à s’impliquer davantage dans l’événement professionnel.

N’hésitez pas aussi à créer un site internet événementiel pour rassembler les informations concernant votre événement professionnel (date, lieu, description, programme, etc.) et l’envoyer à vos prospects, qui pourront s’inscrire par le site. C’est surtout l’occasion d’expliquer en profondeur votre événement qui devra refléter l’image et les couleurs de votre entreprise ou de vos projets.

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Préparer l’installation

Lorsque vous arrivez dans votre salle de conférence ou de séminaire, il faut d’abord bien gérer l’espace, et s’installer à l’avance. Optimisez votre espace pour qu’il n’y ait pas d’embouteillages entre les hôtes et hôtesses, que vos invités soient bien accueillis et non délaissés. Il est nécessaire de tester le matériel avant toute chose pour vérifier qu’il n’y a pas d’appareils défaillants, et vérifier que la connexion wifi marche.

Nous ne vous proposons pas du personnel d’accueil ou de la signalétique mais vous pouvez nous louer du matériel d’accueil, que ce soit des tablettes, un routeur 4G/wifi au besoin, des imprimantes à badge, des plateaux de rangement à badges, des ordinateurs. Nous vous proposons aussi l’assistance sur place pour veiller au bon fonctionnement du matériel. Le but est d’assurer au mieux l’accueil de votre événement et d’utiliser tous les outils nécessaires pour l’améliorer et le rendre plus fluide.

Les outils d’accueil

Il est bon de savoir que de l’accueil découle tout le reste de l’évènement. En effet, un participant bien reçu sera plus enthousiaste à l’idée d’interagir avec les différents outils proposés durant une conférence ou tout type d’événement. A l’inverse, une personne mal accueillie peut se sentir indésirable et peut ne pas interagir avec les différents acteurs de l’événement. Votre événement reflétera l’identité de votre entreprise, et un bon accueil ne fera qu’une bonne impression d’entrée de jeu. Tous nos outils proposés sont là pour mettre en valeur vos contenus, vos sujets, votre marque.

La mise en place de système d’émargement efficace est une des clés d’un événement professionnel réussi. Comme pour les invitations, il est possible de rendre cette étape fluide et efficace. Avec un système de badges nominatifs, vous pouvez ainsi faciliter cette étape de votre événement et faire de l’émargement un passage rapide et efficace pour vos invités. Toujours dans un objectif d’attention, les badges de votre événement peuvent être personnalisés. De nombreux services vous proposent d’apposer sur vos badges les visuels et logos de votre choix, choisir les couleurs et les informations nécessaires. Vous pouvez aussi associer un badge avec un invité précis. Parfait si vous voulez organiser des interventions avec un auditoire plus réduit, comme des personnes faisant partie d’un seul et même service. Fournir des badges à vos participants est un véritable atout pour la motivation de ces derniers. Se savoir attendu, se savoir important, voilà des sensations recherchées pour qu’un événement professionnel se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Ne laissez aucun détail de côté, car ce sont toujours les plus petites attentions qui sont le plus mémorables. Vous pouvez envoyer un message de bienvenue et de remerciement à vos participants, pour leur laisser un souvenir mémorable. Bien sûr, plus il sera personnalisé, plus l’attention sera grande et plus votre invité appréciera.

L’émargement rapide et efficace

De nombreuses technologies vous permettent de grandement simplifier l’étape crucial de l’émargement. Le QR code est l’une d’entre elles, et vous découvrirez qu’elle peut s’appliquer dans d’autres circonstances que le simple affichage publicitaire. Générez  en amont un QR code unique pour chacun, et un simple scan vous permet d’identifier la personne et de valider sa présence. D’autres fonctionnalités peuvent y être associés, comme la notification sur un smartphone pour l’organisateur par exemple.

La création de catégories permet de mieux organiser vos participants dans votre liste d’invités, ce tri permettant de mettre en place des accueils personnalisés. Ensuite, basique et efficace, la recherche par nom sur un iPad ou une tablette Android est idéale pour trouver un invité spécifique et l’émarger. Il est impératif de garder en tête que tout découle d’une organisation stricte et efficace. Si la gestion de l’avant-événement des invités et des noms a été bien réalisée, l’émargement via la recherche de nom n’en sera que plus efficace ! Vos invités n’auront plus à attendre des heures et vos hôtes(ses) n’auront plus à se marcher dessus dans la précipitation et le stress. L’outil d’émargement digital de Prezevent précis et efficace fonctionne sur différents supports, vous n’aurez donc jamais le fameux problème du manque de batterie.

Suivi et analyse des arrivées

Restez toujours au courant des arrivés de vos invités. Même si vous n’êtes pas à l’accueil, il est toujours utile de savoir l’évolution du début de l’événement pour pouvoir le lancer au mieux. De plus, vous avez la possibilité de marquer des invités importants et de recevoir des notifications d’arrivées en fonction de vos choix. Ainsi, vous pouvez vous entretenir avec les participants arrivés, continuer à gérer les derniers détails de votre événement, tout en étant prévenu des arrivées pour ainsi être prêt à recevoir des VIP dans les meilleures conditions possibles. Mais vous avez aussi une vue d’ensemble puisque vous suivez en temps réel le nombre de présents, pour voir les retards et les absents. Après l’événement, vous pourrez toujours analyser ces chiffres (horaires d’arrivées, nombre de présents et d’absents) pour améliorer votre prochain événement professionnel.