SOMMAIRE
Les premières étapes
Première phase, certainement la plus importante : les invités. Il peut y avoir des oublis, des invitations envoyées deux fois, toutes ces petites erreurs qui peuvent avoir de grosses conséquences. On vous conseille donc de préparer des listes d’invités, un document qui servira de repère et qui permet de limiter les erreurs et les oublis. Cette liste va contenir les informations principales (nom, prénom, email, ville, entreprise, etc) mais peut également indiquer les options comme la présence à une présentation, à un diner, à une soirée spéciale. Une fois une liste des invités établie, il faut maintenant recueillir les mails afin d’effectuer les invitations par mail. Ce processus prend également du temps et des erreurs sont toujours possibles. Il est donc vivement recommandé de passer par des solutions d’ emailing. Vous pourrez planifier et automatiser vos envois, pour n’oublier personne. Vous pourrez ainsi obtenir des statistiques d’ouverture et de réponse pour prendre des mesures de relance et booster vos inscriptions. On le répète sans cesse parce que cela a son importance, mais placer de la personnalisation à des endroits spécifiques peut avoir des effets très avantageux. C’est grande tendance actuelle et on peut facilement comprendre pourquoi. Une invitation personnalisée aura un impact positif sur le ressenti du participant et l’encouragera à s’impliquer davantage dans l’événement professionnel. N’hésitez pas aussi à créer un site internet événementiel pour rassembler les informations concernant votre événement professionnel (date, lieu, description, programme, etc) et l’envoyer à vos prospects, qui pourront s’inscrire par le site. C’est surtout l’occasion d’expliquer en profondeur votre événement qui devra refléter l’image et les couleurs de votre entreprise ou de vos projets.