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Le streaming event selon Prezevent

THÉMATIQUES : ECO RESPONSABLEINNOVATIONinteraction

Le streaming événementiel est une réponse logique au Covid19 et au confinement qu’il a provoqué dans notre secteur des MICE car de nouveaux usages ont été très vite adoptés en phase avec de nouvelles offres très intéressantes qui ont vu le jour. Notre nouvelle offre permet de tirer le meilleur des 2 mondes et cela n’a rien de contradictoire : il importe d’organiser des rencontres physiques où le présentiel prend son sens dans l'émulsion collectives, le réseautage, la spontanéité, les émotions et les souvenirs qui en découlent. Mais pour tous ceux qui ne peuvent faire le déplacement le streaming est une véritable chance et même une opportunité pour les organisateurs de toucher un public plus large que celui qu’une salle peut contenir en terme de public.  Ainsi, avec Le club Les Echos, dès le 16 mai 2020 nous avons organisé un Club Les Echos Engagement Responsable. Au lieu d'accueillir 150 participants au 10 avenue de Grenelle comme cela se fait d’ordinaire, nous avons compté plus de 1000 personnes qui se sont connectés ! Alors, qu’est-ce que le streaming event et quels en sont ses avantages ?

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SOMMAIRE

 

1/ Avantages organisateur

Le streaming est vue comme la solution pendant et après le confinement du printemps 2020 au vue de l’impossible organisation d’événement en présentiel. Premièrement, le streaming est l’alternative pour continuer à organiser les événements déjà prévus, que ce soient les conférences, les congrès, les assemblées générales, ou les salons. Ces événements sont désormais organisés de manière différente mais les objectifs restent les mêmes: partager du contenu et des réponses autour d’un sujet aux participants, interagir et débattre. On en dégage des avantages pour l’organisateur: c’est une expérience avec un seul point d’entrée, il sait exactement d’où provient le public. Il peut envoyer des invitations par mail aux invités pour qu’ils s’inscrivent à l’événement virtuel ou alors il peut créer un site web qui redirigera les gens vers un formulaire d’inscription personnalisé. Ces fonctionnalités sont disponibles sur notre logiciel événementiel, qui vous aider dans la gestion de vos listes d’invités, vos invitations et vos inscriptions en ligne. Ainsi, les invités pourront être identifiés lorsqu’ils regarderont le streaming, ce qui vous donne une certaine traçabilité. Vous pouvez également décider de laisser l’événement en libre accès pour que n’importe quelle personne y assiste. Ils seront anonymes mais vous gagnerez en participants.  

2/ Technicien à disposition : Captation vidéo

La différence réside dans les moyens techniques: les intervenants se filment à l’aide de leur webcam ou de caméras. Le tout est diffusé à tous les participants sur une plateforme que l’organisateur aura choisi, pour qu’ils puissent commenter en même temps. Vous pouvez engager des techniciens qui seront à votre disposition pour vous installer un décor professionnel et gérer le cadre, le montage et le son, et la retransmission en direct. Nous mettons à disposition plusieurs professionnels avec un matériel performant et optimisé pour les prestations telles que la traduction, la captation vidéo, le preview, le vote interactif … Sinon, vous pouvez utiliser une plateforme pour le videostreaming qui vous permet simplement de vous filmer chez vous grâce à votre webcam et vous permet de partager votre écran.   

3/ Pilotage et Modération : jeu entre caméra, powerpoint, question live

Plusieurs intervenants peuvent être affichés en même temps pour montrer l’échange, ou un seul intervenant montré pour qu’on se concentre mieux sur l’essentiel. Ces jeux de caméra rendent la visioconférence plus dynamique. Lors d’une visioconférence, on peut très bien parler et montrer en même temps des power point et autres documents via un partage d’écran aux invités. Pendant ce temps-là, les internautes peuvent commenter, pour que les intervenants voient les réactions aux présentations ou aux sujets en direct et réagir à chaud. Les moyens sont divers: ils posent leurs questions en live ou peuvent publier des livetweet si un hashtag a été créé. Avec cette plateforme online, il est plus facile d’animer par des outils interactifs: des sondages, des q&a ou qcm par exemple. Evidemment, au vu des centaines voire des milliers d’internautes, les débordements peuvent se produire. Alors, il est nécessaire d’engager un modérateur qui va vérifier et filtrer les réactions pour que les commentaires soient lisibles, compréhensibles, que les troll soient bannis, et que les messages affichés soient pertinents.
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4/ Retransmission live sur la page de l’event, youtube ou votre site web

Votre événement professionnel en live peut être retransmis sur différents supports. Soit sur la page de l’event ou votre site web, si vous avez envoyé des invitations ou que les participants se sont inscrits. Soit sur une plateforme dédiée au vidéostreaming comme Youtube par exemple, qui possède l’avantage d’être accessible à tous, puisque tout le monde peut l’utiliser et cliquer facilement pour regarder votre streaming. Vous aurez beaucoup plus de participants, mais vous ne saurez pas forcément qui ils sont, ce qui n’est pas avantageux pour les recontacter ensuite ou pour évaluer la réussite de votre campagne d’emailing. Alors qu’avec un site web ou une page pour l’event, le participant doit souvent se connecter pour participer. C’est essentiel lorsque la conférence est restreint à un certain cercle ou lorsqu’elle est payante parfois. Le live possède un gros plus: il est enregistré et donc peut être rediffusé par la suite. Vous pouvez également revoir les points forts de l’événement ou les réactions intéressantes,  prendre des parties de vidéos pour les publier sur les réseaux par la suite.  

5 / Avantages participants et importance du mix avec le présentiel

Le streaming event est pratique pour l’organisateur mais les participants peuvent s’en réjouir: ils n’ont pas à se déplacer et évitent les coûts de transports pour participer à l’événement, ils peuvent rester chez eux à regarder tranquillement le live. Surtout au vu de la situation sanitaire du covid-19, ils n’ont pas à prendre un quelconque risque. Ils peuvent lire et approfondir plus facilement du contenu qui leur est partagé, et peuvent prendre une pause pour se concentrer ensuite sur les points qui les intéressent, sans être perturbé par des centaines de personnes, des problèmes techniques ou d’autres facteurs. Évidemment, les événements en physique resteront toujours aussi importants car ce sont des moments inoubliables de rencontres, de partage, de création de souvenirs et de rassemblement. Il est important de fédérer à ses partenaires, clients, invités autour d’un moment convivial.  

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