Rejoindre un événement

Des badges d’émargement pour votre événement professionnel

THÉMATIQUES : ACCUEIL PARTICIPANTSÉMARGEMENTQR CODE

Vous avez défini le lieu de vos prochains congrès professionnels ou de vos séminaires afin de réunir les membres de votre organisation ? Il est temps maintenant de préparer l’accueil des participants.

badge photo

SOMMAIRE

Pourquoi utiliser des badges pour vos événements professionnels ?

Vous trouverez dans cet article un ensemble d’alternatives développées par Prezevent pour faciliter l’accès et l’identification des participants à vos événements. Réaliser des badges pour votre événement vous permet de contrôler les accès simplement et à moindre coût, de fluidifier la file d’attente et réduit le temps d’attente à l’entrée. Chaque personne possédera son propre badge, qui sera aussi utile pour accéder à certains espaces. De plus, il permet d’identifier et de reconnaître visuellement une personne, puisque peuvent être écrites ses informations comme son nom, son entreprise ou son statut. Les participants pourront réseauter plus facilement. Personnaliser les badges pour montrer l’identité visuelle de l’événement ou de l’entreprise pourra renforcer votre image professionnelle. Pour créer plus facilement ces badges professionnelles, l’application de Check’in de Prezevent permet de gérer les listes d’invités et d’inscrits pour créer ces badges avec ou sans QR Code (créés automatiquement par l’application mobile). Vous pourrez en 3 clics imprimer tous les badges nominatifs ou les envoyer par email à vos inscrits. De cette façon, vous êtes enfin libéré de votre imprimeur et des nombreux allers-retours qu’une telle prestation nécessite.
img test

Créez et envoyez vos badges facilement

Quel format de badge utiliser pour mon événement ?

Les badges imprimés sur papier

Les badges papier au format carte de visite sont les badges Home Made les plus répandus car économiques et réalisables en toute autonomie. Il suffit d’un publipostage entre Word et Excel, une imprimante, un massicot ou des étiquettes prédécoupées (Avery ou autre), et le tour est joué. Reste à glisser ou à coller l’étiquette badge sur un porte-badge. Prezevent vous simplifie la tâche car la génération des badges est automatiquement faite dans l’application. Le jour de la conférence, les hôtes et hôtesses disposent de l’application Check’in sur tablette ou smartphone, demandent le nom des participants afin de confirmer leur présence sur l’application et leur remettentleur badge. Ils sont souvent utilisés car ils présentent de nombreux avantages comme le prix. De plus, la petite taille du badge (85,60 × 53,98 mm) ne permet de mettre que les informations indispensables.  

Les badges papiers au format A4

Les badges nominatifs papier A4 ont trois intérêts : ils sont faciles à faire, ils peuvent contenir beaucoup d’informations et ils sont imprimables par les participants à la réunion. La création des badges personnalisés est très facile avec Prezevent. L’organisateur dispose directement d’une interface spécifique aux badges sur la plate-forme Prezevent. L’éditeur de badges sur notre plateforme utilise un simple “drag and drop” d’éléments visuels et des écritures, qui sera beaucoup plus facile que sur Word et qui laissera plus de choix. Ainsi, vous pouvez ajouter des photos, QR code, organisme et poste du participant, programme de la journée, logo des sponsors, etc. L’invité le plie pour le mettre dans son porte-badge mais vous pouvez y mettre un plan de la salle pour qu’il se repère plus facilement.  

Les badges PVC au format CB

Aux mêmes dimensions que la carte de visite (85,60 × 53,98 mm), ces badges ont la particularité d’être en plastique PVC et perforés. Édités grâce à une imprimante spécifique qui peut être louée le temps de votre événement, ces badges sont ensuite reliés à des tours de cou. Résistants, ils peuvent aussi être équipés d’une technologie RFID. Cette technologie permet à l’organisateur de l’événement d’obtenir davantage d’informations concernant le taux de fréquentation de ses conférences et ateliers de formation, grâce aux bornes sur lesquelles les participants doivent bipper individuellement à chaque accès. Les puces RFID permettent également de restreindre les accès à certaines zones en fonction des niveaux d’accréditations des participants.
img test

Retrouvez l'éditeur de badges complet directement sur l'application Prezevent

Comment créer un badge sur-mesure ?

Afin de définir le design de votre badge au format A4, la personnalisation du badge est indispensable. Vous pouvez ajouter l’ensemble des informations de votre choix grâce au générateur de badge en ligne. Simple d’utilisation, il permet de concevoir rapidement un design aux couleurs de votre entreprise. Plus le design d’un badge est recherché et fournit des informations aux participants, plus il marquera les esprits. La génération des badges se fait en amont de l’événement ou sur place le jour J selon le format que vous retiendrez. Vous pouvez bien sûr combiner l’impression en amont et l’impression sur place pour éviter d’imprimer les badges de ceux qui seront absents, et pour pouvoir imprimer les badges des derniers inscrits. Pour les badges papier en format A4 (ou A6 quand la feuille est pliée en 4), un email est généralement envoyé aux participants avec leur badge à imprimer. Sur place, on leur remet un tour de cou et une pochette plastifiée pour y insérer leur badge. En cas d’oubli ou de non impression, il faut être capable d’imprimer le badge ou de remplir au stylo un badge vierge pour donner libre accès à l’événement. Pour les badges plastifiés au format CB, soit ils sont imprimés en amont et rangés dans l’ordre sur des porte-badges, soit on les imprime à la volée au fur et à mesure des arrivées. L’impression reste rapide et permet aux hôtes(ses) de pouvoir établir davantage un contact humain avec l’invité, au lieu de passer son temps à chercher des badges.

Les badges sont une assurance de votre événement

En quelques mots, le badge représente souvent un aspect important d’un meeting comptant un certain nombre de participants, car il constitue la première impression que le participant a de celui-ci. Par conséquent, veillez à accorder une attention particulière au format et au design, en accord avec le message que vous souhaitez communiquer grâce à votre événement professionnel. De plus, tentez au maximum de fluidifier la file d’attente en utilisant des solutions digitales comme nous vous proposons !

Améliorez votre prochain événement !

Contactez-nous pour découvrir comment Prezevent peut vous aider