1. Avantages organisateur
Le streaming est vue comme la solution pendant et après le confinement du printemps 2020 au vue de l’impossible organisation d’événement en présentiel.
Premièrement, le streaming est l’alternative pour continuer à organiser les événements déjà prévus, que ce soient les conférences, les congrès, les assemblées générales, ou les salons. Ces événements sont désormais organisés de manière différente mais les objectifs restent les mêmes : partager du contenu et des réponses autour d’un sujet aux participants, interagir et débattre.
On en dégage des avantages pour l’organisateur: c’est une expérience avec un seul point d’entrée, il sait exactement d’où provient le public. Il peut envoyer des invitations par mail aux invités pour qu’ils s’inscrivent à l’événement virtuel ou bien il peut créer un site qui redirigera les gens vers un formulaire d’inscription personnalisé.
Ces fonctionnalités sont disponibles sur notre logiciel événementiel, une application de gestion conçue pour organiser des événements virtuels ou hybrides : inscription en ligne, outils de diffusion en direct, suivi des données, et intégration avec les services de votre entreprise. Ainsi, les invités pourront être identifiés
lorsqu’ils regarderont le streaming, ce qui vous donne une certaine traçabilité des données des participants et permet d’améliorer l’analyse post-événement.
Il est également possible de proposer un événement en libre accès via une plateforme de streaming, ce qui permet à davantage de participants d’y assister, même sans inscription préalable. Ils seront anonymes mais vous gagnerez en participants.
2. Technicien à disposition : Captation vidéo
La différence réside dans les moyens techniques: les intervenants se filment à l’aide de leur webcam ou de caméras. Le tout est diffusé en direct à tous les participants sur une plateforme que l’organisateur aura choisi en fonction des besoins de son entreprise, pour qu’ils puissent commenter en même temps.
Vous pouvez engager des techniciens qui seront à votre disposition pour vous installer un décor professionnel et gérer le cadre, le montage et le son, et la retransmission en direct. Nous mettons à disposition plusieurs professionnels avec un matériel performant et optimisé pour les prestations telles que la traduction, la captation vidéo, la preview, le vote interactif…
Sinon, vous pouvez utiliser une plateforme pour le videostreaming qui vous permet simplement de vous filmer chez vous grâce à votre webcam et vous permet de partager votre écran.
3. Pilotage et Modération : jeu entre caméra, PowerPoint, question live
Plusieurs intervenants peuvent être affichés en même temps pour montrer l’échange, ou un seul intervenant montré pour qu’on se concentre mieux sur l’essentiel. Ces jeux de caméra rendent la visioconférence plus dynamique. Lors d’une visioconférence, on peut très bien parler et montrer en même temps des PowerPoints et autres documents via un partage d’écran aux invités.
Pendant ce temps-là, les internautes peuvent commenter, pour que les intervenants voient les réactions aux présentations ou aux sujets en direct et réagir à chaud. Les moyens sont divers : ils posent leurs questions en live ou peuvent publier des livetweet si un hashtag a été créé. Avec cette plateforme online, il est plus facile d’animer par des outils interactifs : des sondages, des Q&A ou QCM par exemple.
Evidemment, au vu des centaines voire des milliers d’internautes, les débordements peuvent se produire. Alors, il est nécessaire d’engager un modérateur qui va vérifier et filtrer les réactions pour que les messages soient lisibles, compréhensibles et améliorent l’expérience live des participants, que les trolls soient bannis, et que les messages affichés soient pertinents.
4. Retransmission live sur la page de l’event, YouTube ou votre
site web
Votre événement professionnel en live peut être retransmis sur différents supports. Soit sur la page de l’event ou votre site web, si vous avez envoyé des invitations ou que les participants se sont inscrits. Soit sur une plateforme dédiée au vidéostreaming comme YouTube par exemple, qui possède l’avantage d’être accessible à tous, puisque tout le monde peut l’utiliser et cliquer facilement pour regarder votre streaming.
Vous aurez beaucoup plus de participants, mais vous ne saurez pas forcément qui ils sont,
ce qui n’est pas avantageux pour les recontacter ensuite ou pour évaluer la réussite de votre campagne d’emailing.
Alors qu’avec un site web ou une page pour l’event, le participant doit souvent se connecter pour participer. C’est essentiel lorsque la conférence est restreint à un certain cercle ou lorsqu’elle est payante parfois.
Le live possède un gros plus : il est enregistré et donc peut être rediffusé par la suite. Vous pouvez également revoir les points forts de l’événement ou les réactions intéressantes, prendre des parties de vidéos pour les publier sur les réseaux par la suite.
5. Avantages participants et importance du mix avec le
présentiel
Le streaming event est pratique pour l’organisateur mais les participants peuvent s’en réjouir : ils n’ont pas à se déplacer et évitent les coûts de transports pour participer à l’événement, ils peuvent rester chez eux à regarder tranquillement le live. Surtout au vu de la situation sanitaire du Covid-19, ils n’ont pas à prendre un quelconque risque, et l’intérêt pour les évènements hybrides est en hausse (source).
Ils peuvent consulter le contenu partagé à leur rythme, approfondir les sujets qui les intéressent, et faire des pauses pour revenir sur les moments clés, ce qui améliore l’expérience participant et l’assimilation des informations.
Évidemment, les événements en physique resteront toujours aussi importants car ce sont des moments inoubliables de rencontres, de partage, de création de souvenirs et de rassemblement. Il est important de fédérer à ses partenaires, clients, invités autour d’un moment convivial.
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