Les équipes proches de la direction générale, des départements communication ou marketing d’entreprise possèdent la rigueur, les compétences et parfois l’expertise pour organiser un projet événementiel créatif et aligné sur la stratégie de l’entreprise mais souvent le temps leur manque. C’est là que les agences événementielles interviennent pour accompagner les entreprises dans l’organisation d’un événement créatif et aligné sur leur stratégie.
Mais qu’est-ce qu’une agence event ? C’est un coordinateur, un professionnel qui a une expérience et donc qui va anticiper et/ou résoudre plus rapidement que les autres des détails ou des incidents. Elle peut intervenir dans plusieurs domaines : le contenu et/ou le contenant (comme le ppt), les intervenants, le Mr. Loyal, les hôtes et hôtesses, le lieu, le traiteur, les invitations, les relances, le design des supports digitaux et print… Bref, l’agence événementielle organise votre projet presque de A à Z pour offrir une expérience client mémorable.
En clair, une agence événementielle sera un producteur efficace qui a déjà vu ce qui marchait et ne marchait pas, a établi avec le temps son propre annuaire et connaît les pièges à éviter. Toutefois, son coût n’est pas négligeable dans certains cas. Regardons ensemble s’il est possible de trouver des services ou des solutions alternatives pour organiser un événement professionnel en toute autonomie.
1. La recherche de salle pour votre événement
Chercher une salle était auparavant complexe, et il fallait confier cette tâche à une agence détenant un réseau de lieux (pour séminaire ou conférence) étendu.
Désormais, avec des entreprises comme Lieux Evénementiels, plus besoin d’une tierce personne pour cette tâche, gérez en interne l’organisation de votre événement d’entreprise, que ce soit à Paris ou en région. Sans compter les nombreux articles d’experts qui font des classements selon le type d’événement ou la région.
2. La recherche d’animateur et d’intervenant
La recherche d’intervenants ou d’experts pour votre événement professionnel peut s’avérer longue et fastidieuse. La première étape consiste à chercher dans son propre réseau (d’alumni, LinkedIn voire même personnel) s’il ne compte pas un intervenant pertinent pour l’événement.
3. Le marketing
Ici, pas d’exception, ce domaine était généralement confié aux agences événementielles. Le marketing événementiel est un domaine stratégique vaste, qui regroupe l’ensemble des actions de communication et de stratégie visant à faire connaître votre événement à votre cible.
C’est ce qu’on appelle aussi la phase d’awareness. Cela peut inclure entre autres la phase d’inscription à l’évènement, la création d’un site d’événement personnalisé, mais aussi bien la gestion des badges.
Désormais, l’organisateur d’événements, qu’il soit dans une agence ou en interne préférera utiliser un EMS, pour Event Management Software. Prezevent est un EMS complet et présente de nombreuses fonctionnalités qui sont utilisées aussi bien par les agences que par les marques qui organisent les events.
C’est un outil professionnel à forte personnalisation de contenus (emails, sites d’inscription, formulaires, badges), couplé à des fonctions indispensables en marketing comme les notifications, les rapports de suivi, les données en temps réel, la gestion des multi-utilisateurs, les exports Excel et plus encore. Un outil comme Prezevent vous fera gagner un temps incommensurable, avec une gestion d’événements All-in-One. Tous vos besoins d’organisation événementielle à un seul endroit, pour créer une expérience client fluide, cohérente et professionnelle
4 La régie technique
Pour tout ce qui est régie, à savoir son, lumière, vidéo, cela peut se faire en interne lorsque l’événement est en petit comité. Il est toutefois fortement conseillé de faire appel à une équipe de professionnels de la régie technique pour garantir la qualité de l’événement. Quelquefois, le lieu que vous louez pour le temps de l’événement peut prendre en charge la régie, mais lorsque ce n’est pas possible, il faut faire appel à une entreprise de régie événementielle professionnelle pour garantir un événement de qualité
5. La logistique
Tout événement professionnel ou corporate nécessite du matériel à acheter ou à louer selon le type d’animation ou d’activité prévue La régie événementielle peut vous fournir en matériel dans certains cas. À noter que Prezevent peut fournir de son côté des imprimantes à badges.
6. Agence d’hôtesses et d’hôtes
Ici, il n’y a pas d’autre choix que de faire appel à des pros. En effet, comme nous vous l’avons conseillé dans le dossier sur les erreurs à ne pas reproduire pour réussir son accueil événementiel, préférez faire appel à des professionnels qualifiés en accueil événementiel plutôt qu’à des collaborateurs en interne pour remplir ce rôle clé dans l’expérience client
7. Le choix du traiteur
La liste des traiteurs événementiels est longue, et la plupart sont habitués à travailler pour des soirées d’entreprises, séminaires ou conférences. Certains prennent en charge la livraison, d’autres non. Les agences événementielles possèdent généralement leur propre annuaire de prestataires de confiance. Si toutefois vous passez outre, veuillez à bien coordonner la régie et le traiteur.
8. Le budget
Le premier paramètre que l’agence événementielle ou de communication va prendre en compte est le budget. Elle va ensuite essayer d’organiser l’événement en cohérence avec votre stratégie, vos objectifs d’entreprise et votre budget, le tout en tenant un budget et un timing de production sous contrainte.
En conclusion : peut-on réellement se passer d’une agence ? C’est tout à fait possible mais est-ce réellement c’est ce que l’on cherche ? La vraie question est plutôt : a-t-on le temps de se passer d’une agence ? De demander x devis (pour les salles, le personnel d’accueil, les traiteurs et autres fournisseurs), de suivre les inscriptions, de relancer ceux qui n’ont pas répondu, de gérer la programmation ou la création du déroulé, de faire respecter le déroulé le jour J, etc.
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